Så hanterar centrumet kundförfrågningar

Varje dag ställs vi inför utmaningen att leverera översättningar av hög kvalitet för alla begärda språkkombinationer och inom överenskomna tidsfrister. Under årens lopp har vi effektiviserat våra arbetsflöden för att så smidigt som möjligt kunna ta hand om kundernas förfrågningar. Nedan beskrivs de olika stegen i vårt arbetsflöde, från hantering av inkommande förfrågningar till leverans och feedback från kunderna:

1. Inkommande förfrågningar

Sektionen för arbetsflödeshantering (WMS) övervakar alla förfrågningar som kommer in via kundportalen eCdT. Sektionen kontrollerar filerna så att de överensstämmer med källdokumentet i fråga om språk, sidantal och format, verifierar vilken typ av tjänst det är som efterfrågas, vilket eller vilka språk tjänsten begärs för och vilka tidsfrister det är som gäller.

2. Dokumenten förbehandlas

Sektionen för arbetsflödeshantering ser till att originalfilernas formatering är problemfri, samlar in lämpligt referensmaterial, tar fram återanvändbart innehåll från översättningsminnen och tillhandahåller alla arbetsfiler och språk- och terminologiresurser.

3. Jobben läggs ut för översättning

Utifrån resultatet av förbehandlingen beslutar sektionen för arbetsflödeshantering om projektet ska tilldelas interna översättare eller läggas ut externt via centrumets nätverk av specialiserade frilansöversättare. Sektionen för arbetsflödeshantering tilldelar projekten till översättare utifrån deras specialområden, kunskaper och modersmål. Kriterierna för att lägga ut jobb externt omfattar intern arbetsbörda, grad av sekretess, det berörda ämnet och dokumentets längd. Om ett dokument läggs ut externt använder enheten för arbetsflödeshantering de relevanta ramavtal som ingåtts med externa leverantörer, men de kan också kontakta särskilda frilansleverantörer beroende på ämne och språkkombination.

4. Stöd från kundsamordnaren och sektionen för arbetsflödeshantering

Om ett allmänt språkligt problem behöver klargöras med kunden kan översättaren vända sig till den kundsamordnare vid centrumet som ansvarar för kunden i fråga. Kundsamordnarna är som regel själva översättare vid centrumet. Alla språkliga och innehållsrelaterade frågor i samband med specifika förfrågningar under översättningsprocessen förmedlas genom sektionen för arbetsflödeshantering, som kontaktar kundens beställare för förtydligande.

5. Teknisk mellanliggande kontroll

Sektionen för arbetsflödeshantering kontrollerar samtliga tekniska aspekter för dokument som behandlats av frilansöversättare.

6. Kvalitetskontroll

Alla dokument kvalitetsgranskas av centrumets interna översättare. Dokument som översatts externt granskas av interna översättare som fyller i en bedömningsmall om kvaliteten på frilansöversättarens arbete i enlighet med villkoren för ramavtalen och centrumets allmänna villkor för leverans av språktjänster. Översättningar som utförs internt granskas av en annan intern översättare inom den relevanta språkgruppen.

7. Dokumenten efterbehandlas

Sektionen för arbetsflödeshantering kontrollerar om dokumenten är fullständiga och justerar vid behov formateringen. Filer som ska levereras till kunder genom uppladdning till deras webbplatser kontrolleras på samma sätt avseende fullständighet och utseende samt rättas och laddas upp av sektionen för arbetsflödeshantering.

8. Jobben levereras till kund

Sektionen för arbetsflödeshantering ser till att dokumentet levereras till kunden inom den överenskomna tidsfristen.

9. Begäranden om korrigerad version

Sektionen för arbetsflödeshantering bedömer varje begäran om korrigerad version (CVR) för att avgöra om översättaren behöver arbeta med dokumentet eller om det krävs åtgärder av teknisk art. Om det krävs språkliga ändringar analyserar översättningsavdelningen begäran om korrigerad version, genomför de nödvändiga ändringarna och utarbetar den slutliga versionen som skickas till kunden av sektionen för arbetsflödeshantering, tillsammans med översättarens svar.