W sprawnie funkcjonujących organizacjach istnieje na ogół jedna jednostka, która stanowi jej trzon i odpowiada za główną działalność. W Centrum Tłumaczeń rolę tę pełni Dział Zarządzania Operacyjnego.

Dział ten składa się z trzech następujących sekcji:

• Sekcja ds. Zarządzania Przepływem Pracy
• Sekcja ds. Zaawansowanych Rozwiązań Językowych
• Sekcja ds. Szczegółowych Przepływów Pracy i Terminologii

Sekcja ds. Zarządzania Przepływem Pracy

Sekcja ds. Zarządzania Przepływem Pracy (ang. Workflow Management Section, WMS) jest odpowiedzialna za odpowiednią obsługę wszystkich zleceń językowych wysłanych do Centrum – od przyjęcia zlecenia do dostarczenia dokumentu końcowego. Osoby zatrudnione w tej sekcji są odpowiedzialne za:

• przyjmowanie, analizowanie i zatwierdzanie zleceń, a w razie potrzeby wyjaśnianie zakresu zlecenia lub negocjowanie terminów z klientami;
• przydzielanie tłumaczom wewnętrznym i zewnętrznym różnych usług zamówionych przez klientów;
• zapewnienie zgodności plików dla tłumaczy, terminologów i lingwistów z technologią językową używaną w Centrum oraz prawidłowego sformatowania produktów końcowych dla klientów;
• stosowanie i utrzymywanie narzędzi technologii językowych zapewniających pełne wstępne przetwarzanie otrzymanych plików;
• zapewnienie, że wszystkie zlecenia są realizowane i wysłane do klienta w terminie i w odpowiednim formacie;
• obsługiwanie informacji zwrotnych od klienta za pomocą funkcji „Wniosek o skorygowaną wersję” (ang. Corrected Version Request, CVR).

Sekcja ta jest także właścicielem biznesowym portalu dla klientów.

Zapewnia tłumaczom wsparcie techniczne na każdym etapie przepływu tłumaczeń. Ponadto prowadzi szkolenia w różnych dziedzinach specjalizacji (np. narzędzia CAT, napisy itp.).

Sekcja ds. Zaawansowanych Rozwiązań Językowych

Sekcja ds. Zaawansowanych Rozwiązań Językowych (ang. Advanced Language Solutions Section, ALS) została utworzona z myślą o wykorzystaniu najnowszych technologii językowych i sztucznej inteligencji. Sekcja ta składa się z:

• Zespołu ds. Technologii Językowej, który monitoruje trendy i rozwiązania innowacyjne związane z obszarem usług językowych, dokonuje analizy najskuteczniejszych metod realizacji potrzeb klientów w zakresie komunikacji oraz opracowuje i wspiera usługi tłumaczenia maszynowego i automatycznego rozpoznawania mowy;
• międzyinstytucjonalnego zespołu IATE wraz z koordynatorem EurTerm (międzyinstytucjonalna wspólna platforma terminologiczna), którzy wykonują swe zadania w siedzibie Centrum w ramach partnerów projektu IATE.

Sekcja ds. Szczegółowych Przepływów Pracy i Terminologii

Sekcja ds. Szczegółowych Przepływów Pracy skupia się na rozwoju i koordynacji określonych przepływów pracy, opracowanych w odpowiedzi na potrzeby klientów, np. znaki towarowe i wzory dla EUIPO. Zespół TraMark całościowo zarządza procesem tłumaczenia unijnych znaków towarowych i wzorów, a zespół ds. Zarządzania Terminologią koordynuje projekty terminologiczne.