Hoe behandelt het Vertaalbureau klantenverzoeken?

Kwaliteitsvolle vertalingen in alle gevraagde talencombinaties leveren binnen de afgesproken deadline: dat is de uitdaging die we bij het Vertaalbureau elke dag weer aangaan. Door de jaren heen hebben we onze werkstroom geoptimaliseerd om ervoor te zorgen dat vertaalopdrachten zo vlot mogelijk worden afgehandeld. De verschillende stappen in onze workflow, van verwerking van inkomende verzoeken tot levering en klantenfeedback, zijn:

1.Ontvangen van vertaalopdrachten

De dienst Workflowbeheer volgt alle opdrachten die via het eCdT-klantenportaal binnenkomen. Ze controleert de bestanden op conformiteit met betrekking tot het brondocument, zoals taal, aantal pagina's en formaat, en verifieert de gevraagde dienst, evenals de deadline en vereiste doeltalen.

2.Voorbehandeling

De dienst Workflowbeheer zorgt ervoor dat er geen problemen zijn met de opmaak van de oorspronkelijke bronbestanden, verzamelt nuttig referentiemateriaal, haalt informatie uit het vertaalgeheugen die hergebruikt kan worden, en levert alle werkbestanden, taalkundige en terminologische hulpmiddelen.

3.Vertaling

Na de voorbehandelingsfase bepaalt het personeel bij de dienst Workflowbeheer of de opdracht door interne vertalers wordt vertaald dan wel wordt uitbesteed aan het netwerk van gespecialiseerde freelancevertalers van het Vertaalbureau. De dienst Workflowbeheer wijst opdrachten aan vertalers toe op basis van hun specialisering, vaardigheden en moedertaal. De uitbestedingscriteria waarmee rekening wordt gehouden zijn onder andere de interne werklast, de mate van vertrouwelijkheid, het vakgebied en de omvang van het document. Als een document wordt uitbesteed, kan de dienst Workflowbeheer gebruikmaken van de desbetreffende kaderovereenkomsten met externe dienstverleners en kan ook een beroep worden gedaan op specifieke freelancers, afhankelijk van het onderwerp en de talencombinatie.

4.Ondersteuning klantcoördinator

Voor vragen over de inhoud van de brondocumenten kunnen vertalers terecht bij de klantcoördinatoren van het Vertaalbureau (die lid zijn van de vertaalafdeling).

5.Tussentijdse behandeling

De dienst Workflowbeheer controleert alle technische aspecten van de door freelancevertalers verwerkte documenten.

6.Revisie

Alle uitbestede documenten worden gereviseerd door onze interne vertalers. Zij vullen een beoordelingsformulier in over de kwaliteit van het werk van de freelancer in overeenstemming met de voorwaarden van de kaderovereenkomsten en de algemene voorwaarden van het Vertaalbureau voor taaldiensten. Interne vertalingen worden nagelezen door een collega-vertaler met dezelfde moedertaal.

7.Nabehandeling

De dienst Workflowbeheer controleert de documenten op volledigheid en past indien nodig de opmaak aan. Op vergelijkbare wijze controleert (op volledigheid en weergave), corrigeert en uploadt de dienst Workflowbeheer de bestanden die via web-uploads aan klanten worden geleverd.

8.Levering

De dienst Workflowbeheer zorgt ervoor dat het document binnen de afgesproken termijn aan de klant wordt geleverd.

9.Feedback van klanten beheren

De klantencoördinatiegroep (dienst Externe Betrekkingen en communicatie) analyseert de door de klant geretourneerde klanttevredenheidsformulieren.