Hoe behandelt het Vertaalbureau klantenverzoeken?
Kwaliteitsvolle vertalingen in alle gevraagde talencombinaties leveren binnen de afgesproken deadline: dat is de uitdaging die we bij het Vertaalbureau elke dag weer aangaan. Door de jaren heen hebben we onze werkstroom geoptimaliseerd om ervoor te zorgen dat vertaalopdrachten zo vlot mogelijk worden afgehandeld. De verschillende stappen in onze workflow, van verwerking van inkomende verzoeken tot levering en klantenfeedback, zijn:
1. Ontvangen van vertaalopdrachten
De dienst Workflowbeheer volgt alle opdrachten die via het eCdT-klantenportaal binnenkomen. Hij controleert de bestanden op conformiteit met het brondocument, zoals taal, aantal pagina’s en formaat, en verifieert de gevraagde dienst, evenals de deadline en de vereiste doeltaal/-talen.
2. Voorbehandeling
De dienst Workflowbeheer zorgt ervoor dat er geen problemen zijn met de opmaak van de oorspronkelijke bronbestanden, verzamelt nuttig referentiemateriaal, haalt informatie uit het vertaalgeheugen die hergebruikt kan worden, en levert alle werkbestanden en de taalkundige en terminologische hulpmiddelen.
3. Vertaling
Na de voorbehandelingsfase, en afhankelijk van de verkregen resultaten, bepaalt het personeel bij de dienst Workflowbeheer of de opdracht door interne vertalers wordt vertaald dan wel wordt uitbesteed aan het netwerk van gespecialiseerde freelancevertalers van het Vertaalbureau. De dienst Workflowbeheer wijst opdrachten aan vertalers toe op basis van hun specialisatie, vaardigheden en moedertaal. De uitbestedingscriteria waarmee rekening wordt gehouden zijn onder meer de werklast van de interne vertalers, de mate van vertrouwelijkheid, het onderwerp en de omvang van het document. Als een document wordt uitbesteed, kan de dienst Workflowbeheer gebruikmaken van de desbetreffende kaderovereenkomsten met externe dienstverleners en kan ook een beroep worden gedaan op specifieke freelancers, afhankelijk van het onderwerp en de talencombinatie.
4. Ondersteuning klantcoördinator/dienst Workflowbeheer
Vertalers kunnen de klantcoördinatoren onder hun collega’s van het Vertaalbureau vragen om contact op te nemen met de klant als ze algemene taalkundige vragen hebben. Eventuele taalkundige en inhoudelijke vragen met betrekking tot specifieke verzoeken die zich tijdens het vertaalproces voordoen lopen via de dienst Workflowbeheer, die de vragen voorlegt aan de opdrachtgever.
5. Tussentijdse behandeling
De dienst Workflowbeheer controleert alle technische aspecten van de door freelancevertalers verwerkte documenten.
6. Kwaliteitscontrole
Alle documenten worden op kwaliteit gecontroleerd door de interne vertalers van het Vertaalbureau. Uitbestede vertalingen worden gereviseerd door onze interne vertalers. Zij vullen een beoordelingsformulier in over de kwaliteit van het werk van de freelancer in overeenstemming met de voorwaarden van de kaderovereenkomsten en de algemene voorwaarden van het Vertaalbureau voor taaldiensten. Interne vertalingen worden nagelezen door een collega-vertaler binnen de desbetreffende taalgroep.
7. Nabehandeling
De dienst Workflowbeheer controleert de documenten op volledigheid en past indien nodig de opmaak aan. Op vergelijkbare wijze controleert de dienst Workflowbeheer de bestanden die via web-uploads aan klanten worden geleverd op volledigheid en weergave en corrigeert en uploadt deze.
8. Levering
De dienst Workflowbeheer zorgt ervoor dat het document binnen de afgesproken termijn aan de klant wordt geleverd.
9. Verzoeken om gecorrigeerde versies
De dienst Workflowbeheer beoordeelt elk verzoek om een gecorrigeerde versie (‘Corrected Version Request’ – CVR) om te bepalen of hier een vertaler aan te pas moet komen of dat het een technische aangelegenheid betreft. Wanneer een taalkundige correctie nodig is, analyseert de vertaalafdeling het verzoek, voert ze de nodige correcties door en maakt ze een definitieve versie, die door de dienst Workflowbeheer naar de klant wordt gestuurd, samen met de reactie van de vertaler.