De afdeling Administratie biedt administratieve en technische ondersteuning op het gebied van personeelszaken, begrotings- en beleidsplanning, juridische zaken, aanbestedingen, infrastructuur en veiligheid.
Financiën
De groep Financiën waarborgt een correct financieel beheer en zorgt voor de naleving van alle toepasselijke voorschriften en verordeningen. De groep coördineert de opstelling en de follow-up van de begroting van het Vertaalbureau en onderhoudt nauw contact met zijn cliënten om hun begrotingsprognoses in de inkomstenbegroting van het Vertaalbureau te integreren. Een andere belangrijke taak is de financiële transacties ex ante en ex post te controleren.
Beleidsplanning
Deze dienst zorgt voor het opstellen en uitvoeren van de meerjarige beleids- en werkprogramma’s van het Vertaalbureau en coördineert de voorbereiding van het jaarverslag. Voorts coördineert en bewaakt hij de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en de interne controle.
Juridische Zaken
Deze dienst behandelt alle juridische vraagstukken waarmee het Vertaalbureau in zijn werkzaamheden te maken kan krijgen. Hij vertegenwoordigt het Vertaalbureau in alle geschillen.
De dienst is verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van regelingen tussen het Vertaalbureau en zijn klanten. Hij behandelt ook contractuele afspraken met de leveranciers en dienstverleners en treedt op als juridisch adviseur van het management.
Teneinde vertalingen in een grote verscheidenheid aan specialismen te kunnen leveren, stelt het Vertaalbureau lijsten op van externe taaldienstverleners die gespecialiseerd zijn op de diverse activiteitenterreinen van zijn klanten, en werkt deze voortdurend bij. Daartoe organiseert de dienst openbare aanbestedingsprocedures.
Infrastructuur en Veiligheid
Deze dienst zorgt ervoor dat het personeel, de gegevens, de gebouwen en de inrichting goed beschermd worden tegen beveiligingsrisico’s en dat de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften in acht worden genomen. Hij beheert materiële en immateriële eigendommen en coördineert de bedrijfscontinuïteit in het zeldzame geval dat de werkzaamheden van het Vertaalbureau worden onderbroken. Voorts bevordert hij milieuvriendelijke maatregelen en licht het personeel voor over afvalbeheer.
Personeelszaken
De dienst Personeelszaken ontwikkelt, coördineert en implementeert het personeelsbeleid en geeft hierover advies en richtsnoeren aan het management en de medewerk(st)ers. Zijn rol ligt in het bijzonder op het vlak van selectie, werving en loopbaanontwikkeling van personeel en stagiairs (training, vaardighedenbeheer, beoordeling en bevordering). De dienst is ook belast met budgettaire en financiële zaken met betrekking tot personeelsuitgaven.