Odjel za prevođenje najveći je odjel Prevoditeljskog centra s više od pola ukupnog broja djelatnika Centra. Sastoji se od tri jezične skupine i Odsjeka za vanjske odnose i komunikaciju.

Odsjek za vanjske odnose i komunikaciju

Odsjek za vanjske odnose i komunikaciju održava kontakt s klijentima Centra radi utvrđivanja njihovih potreba i mjerenja njihove razine zadovoljstva. To čini redovitim posjetima klijentima, povremenim istraživanjima i upravljanjem povratnim informacijama klijenata.

U suradnji s klijentima, Odsjek organizira stručna usavršavanja, radionice i prezentacije za prevoditelje Centra kako bi proširio njihovo znanje o visokospecijaliziranim područjima rada klijenata i povezanim postupcima. Također priprema prezentacije za klijente za njihovo bolje razumijevanje uloge i usluga Centra.

Odsjek je nadalje zadužen za unutarnju i vanjsku komunikaciju. Širi i dijeli informacije redovitim objavljivanjem novosti na intranetu, internetskim stranicama Centra i portalu za klijente. Odsjek izrađuje i koordinira ciljanim publikacijama, kao što su godišnja izvješća o aktivnostima i godišnje izvješće o najvažnijim ostvarenjima te izdaje niz brošura i biltena. Također organizira razne manifestacije s ciljem promicanja višejezičnosti.

Prevoditelji (jezične skupine)

Svaka jezična skupina podijeljena je u prevoditeljske timove od kojih je svaki zadužen za jedan službeni jezik EU-a. Veličina pojedinog tima ovisi o radnom opterećenju, odnosno količini prijevoda na svaki ciljani jezik. Svi prevoditelji prevode na svoj materinji jezik i dolaze iz različitih struka, prvenstveno iz područja lingvistike.

Tijekom rada u Centru prevoditeljima je na raspolaganju dodatno usavršavanje u pogledu učenja jezika (proširenje postojećih jezičnih vještina i usvajanje novih jezika) i aktivnosti specifičnih za pojedine klijente.

Prevoditelji zaposleni u Centru prevode i revidiraju dokumente i žigove. Također podslovljavaju videozapise, sastavljaju glosare i unose pojmove u međuinstitucijsku terminološku bazu IATE.

Kao lingvisti, prevoditelji Centra jamče za kvalitetu svojih prijevoda. To se odnosi, kako na tekstove prevedene u Centru, tako i na dokumente dodijeljene na prijevod specijaliziranim vanjskim pružateljima jezičnih usluga.

Zahvaljujući svojem poslovnom modelu koji se temelji na angažmanu vanjskih izvršitelja i unutarnjoj kontroli kvalitete, Centar je postao referentna točka za sve aspekte redakture prijevoda.

Odjel za podršku prevođenju nalazi se u samom središtu aktivnosti prevoditeljskog Centra i igra važnu ulogu u osiguravanju neometanog i učinkovitog pružanja usluga.

Ovaj se Odjel sastoji od Odsjeka za upravljanje radnim postupkom i Odsjeka za poslovni razvoj i podršku radnom postupku.

Odsjek za upravljanje radnim postupkom

Odsjek za upravljanje radnim postupkom odgovoran je za obradu narudžbi klijenata koje Centar zaprima, od ulaznih narudžbi do isporuke gotovih dokumenata. Centar u pravilu posluje s okvirnim ugovorima.

Osoblje Odsjeka za upravljanje radnim postupkom odgovorno je za:

• zaprimanje, analizu i potvrdu narudžbi te, ako je to potrebno, pregovore s klijentima
• dodjelu prijevoda, redaktura, lektura i terminoloških zadataka unutarnjim i vanjskim prevoditeljima
• osiguravanje formata datoteka s kojima rade prevoditelji koji omogućava izmjene te točnog formata dokumenata koje se isporučuje klijentu
• korištenje alata u području jezične tehnologije za obradu dolaznih datoteka
• osiguravanje isporuke svih tekstova naručiteljima u dogovorenom roku i u odgovarajućem formatu
• prikupljanje podataka koji su potrebni za fakturiranje pruženih usluga.

Odsjek za upravljanje radnim postupkom pruža lingvističku i tehničku podršku prevoditeljima tijekom cijelog postupka prevođenja. Uz to organizira dodatno osposobljavanje u različitim specijaliziranim područjima svoga rada (primjerice o korištenju tehnologije).

Odsjek za poslovni razvoj i podršku radnom postupku

Odsjek za poslovni razvoj i podršku radnom postupku sastoji se od nekoliko timova:

• tima za poslovni razvoj, čiji je cilj praćenje trendova i inovacija u lingvističkim uslugama (alata, metoda rada i novih usluga) te pronalaženje najboljeg načina na koji Centar može pomoći svojim klijentima u ostvarivanju njihovih komunikacijskih potreba
• tima za upravljanje korpusom i terminologijom, koji pruža i održava specijalizirane lingvističke resurse i alate u području terminologije, referentne dokumentacije, prijevodnih memorija i strojnog prevođenja
• tima za žigove EU-a i dizajne, koji upravlja cijelim postupkom prevođenja žigova EU-a i dizajna.
• Naposljetku, u Centru se nalaze i tim za podršku i razvoj IATE-a te koordinator za EurTerm (međuinstitucijsku platformu za suradnju terminologa).

Odjel za upravljanje poslovima osigurava upravnu i tehničku podršku u području ljudskih resursa, proračunskog i strateškog planiranja, pravnih poslova, poziva na natječaj, računovodstva, objekata i sigurnosti.

Računovodstveni službenik

Računovodstvenog službenika imenuje Upravni odbor i neovisan je u obavljanju svojih dužnosti. Računovodstveni službenik i njegov tim odgovorni su za upravljanje prihodima, rashodima i računima u skladu s važećim pravilima i propisima. Računovodstveni službenik zadužen je za upravljanje riznicom i za izdavanje faktura u vezi s djelatnostima Centra. U obavljanju navedenih zadataka računovodstveni službenik blisko surađuje s Europskom komisijom, Europskim revizorskim sudom i vanjskim revizorima.

Odsjek za proračunsko i strateško planiranje

Odsjek za proračunsko i strateško planiranje osigurava pravilno upravljanje financijama Centra i usklađenost s važećim pravilima i propisima. Koordinira utvrđivanje i praćenje proračuna Centra te održava bliske kontakte s klijentima radi integracije njihovih proračunskih predviđanja u proračun prihoda Centra.

Druga važna odgovornost odsjeka odnosi se na ex ante i ex post provjere financijskih transakcija.

Odsjek za proračunsko i strateško planiranje koordinira izradu i provedbu višegodišnje strategije Centra i višegodišnjih programa rada. Također pomaže u izradi godišnjeg izvješća o aktivnostima. Nadalje, koordinira i prati provedbu upravljanja rizicima i unutarnje kontrole.

Odsjek za pravne poslove

Skupina za objekte i sigurnost

Skupina za objekte i sigurnost osigurava odgovarajuću i prikladnu zaštitu djelatnika, podataka, zgrada i opreme Centra od svih sigurnosnih prijetnji kao i provedbu pravila sigurnosti i zdravlja na radu. Skupina je zadužena za upravljanje pokretnom i nepokretnom imovinom te je odgovorna za koordinaciju kontinuiranog poslovanja u slučaju značajnih poremećaja u poslovanju Centra. Osim toga, skupina promiče provedbu ekološki prihvatljivih mjera u Centru i podiže svijest djelatnika o upravljanju otpadom.

Odsjek za ljudske resurse

Odsjek za ljudske resurse razvija, koordinira i provodi politiku ljudskih resursa te upravnim tijelima i djelatnicima Centra pruža savjete i smjernice u vezi s ljudskim resursima. Njegova je uloga posebno povezana s izborom, zapošljavanjem i razvojem karijere djelatnika i pripravnika (usavršavanje, upravljanje vještinama, ocjenjivanje i napredovanje). Ovaj je Odsjek također zadužen za pitana povezana s proračunom i financijama koja se odnose na izdatke za osoblje.

Vrhunske moderne računalne aplikacije i oprema od izuzetne su važnosti za svakodnevno poslovanje Centra. Odjel za informatiku sastoji se od tri odsjeka: Odsjeka za tehničku podršku, Odsjeka za informatičku infrastrukturu i Odsjeka za razvoj te Ureda za upravljanje projektima.

Ured za upravljanje projektima

Ured za upravljanje projektima (PMO) koordinira strateške projekte različitih odjela i odsjeka Centra, čime osigurava uspješnu i održivu provedbu učinkovitih poslovnih rješenja. Time se osigurava bolja usluga, kako klijentima tako i djelatnicima Centra.

Odsjek za razvoj

Odsjek za razvoj projektira, izrađuje i održava informatičke aplikacije i baze podataka koji su Centru potrebni za rad.

Također upravlja informatičkim rješenjima i uslugama drugih koje isporučuju vanjski pružatelji usluga, npr. druge institucije ili privatne tvrtke, te pridonosi njihovom istraživanju, integriranju i provedbi u informatičkom okruženju Centra.

Odsjek za tehničku podršku

Odsjek za tehničku podršku jedinstveno je mjesto za kontakt kako unutarnjih, tako i vanjskih korisnika koji imaju poteškoće u radu ili podnose zahtjeve za informacije iz raznih područja IT-a: hardver, softver, telekomunikacije i infrastruktura. Služba isporučuje sva osobna hardverska, softverska i poslovna rješenja radi osiguranja dosljedne i jake informatičke strukture na svakoj radnoj stanici.

Odsjek za informatičku infrastrukturu

Odsjek za informatičku infrastrukturu isporučuje i održava centraliziranu informatičku infrastrukturu koja Centru omogućava ispunjavanje njegovih ciljeva te osigurava otpornost infrastrukture kroz plan kontinuiranog poslovanja i oporavka poslovanja. Također je zadužen za nadzor raspoloživosti i sigurnosti podataka koji se odnose na Centar te podataka dobivenih od klijenata i partnera. Ujedno upravlja podatkovnim centrima i uslugama u oblaku koji osiguravaju kapacitete za pohranu i obradu podataka potrebnih Centru u njegovu svakodnevnom radu. Ovaj Odsjek obavlja sve svoje aktivnosti u bliskoj suradnji sa službenikom za zaštitu podataka, službenikom za sigurnost i lokalnim službenikom za informatičku sigurnost.