Wie bearbeitet das Zentrum Kundenaufträge?

Qualitativ hochwertige Übersetzungen in allen angeforderten Sprachkombination und zu den vereinbarten Fristen bereitzustellen – das ist die Herausforderung, der wir uns im Übersetzungszentrum jeden Tag aufs Neue stellen. Im Laufe der Jahre haben wir unseren Übersetzungsablauf so optimiert, dass die Bearbeitung von Aufträgen so reibungslos wie möglich vonstattengeht. Und so stellen sich die verschiedenen Phasen des Ablaufs vom Eingang eines Auftrags über die Lieferung bis hin zum Kundenfeedback dar:

1.Auftragseingang

Die Sektion Workflow-Management (WMS) verwaltet die Aufträge, die über das eCdT-Kundenportal eingehen. Sie kontrolliert, dass die Ausgangsdatei in Bezug auf Sprache, Seitenzahl und Format korrekt ist und prüft die Art der angeforderten Dienstleistung, die Frist und die gewünschten Zielsprachen.

2.Vorbearbeitung

WMS stellt sicher, dass es keine Layout-Probleme mit den ausgangssprachlichen Dateien gibt, stellt einschlägiges Referenzmaterial zusammen, fragt die Übersetzungsspeicher auf wiederverwendbare Inhalte ab und stellt alle relevanten Dateien sowie die sprachlichen und terminologischen Ressourcen bereit.

3.Übersetzung

Im Anschluss an die Vorbearbeitung und je nach dem hierbei erzielten Ergebnis entscheidet WMS, ob der Auftrag einem internen Übersetzer zugeteilt oder innerhalb des Netzes spezialisierter externer Übersetzer des Zentrums vergeben wird. Ausschlaggebend für die Zuteilung des Auftrags sind die Spezialisierung, die Kenntnisse und die Muttersprache des jeweiligen Übersetzers. Als Kriterien für die Entscheidung über die externe Vergabe werden unter anderem die Arbeitsauslastung der internen Übersetzer, der Grad der Vertraulichkeit, das Sachgebiet und die Länge des Dokuments herangezogen. WMS stützt sich bei der externen Vergabe eines Dokuments auf die mit den externen Anbietern geschlossenen jeweiligen Rahmenverträge, kann jedoch in Einzelfällen auch auf spezifische externe Übersetzer zurückgreifen, wenn das Sachgebiet und die Sprachkombination dies erfordern.

4.Unterstützung durch Kundenkoordinatoren

Bei allen Fragen zum Inhalt der Ausgangstexte können sich die Übersetzer an die Kundenkoordinatoren des Zentrums wenden (bei denen es sich ebenfalls um interne Übersetzer handelt).

5.Zwischenbearbeitung

Die von den externen Übersetzern bearbeiteten Dokumente werden in technischer Hinsicht von WMS überprüft.

6.Qualitätskontrolle (Revision)

Sämtliche extern zur Übersetzung vergebenen Dokumente werden von unseren internen Übersetzern revidiert, die anschließend – unter Berücksichtigung der Bedingungen des Rahmenvertrags und der allgemeinen Bedingungen für Sprachdienstleistungen des Übersetzungszentrums – einen Bewertungsbogen zur Qualität der externen Übersetzung ausfüllen müssen. Interne Übersetzungen werden von einem anderen Übersetzer mit derselben Muttersprache gegengelesen.

7.Nachbearbeitung

In der Nachbearbeitung prüft WMS die Dokumente auf Vollständigkeit und nimmt ggf. erforderliche Anpassungen am Layout vor. Dies gilt auch für Dateien, die dem Kunden per Web-Upload geliefert werden. Sie werden von WMS auf Vollständigkeit und Darstellung überprüft, erforderlichenfalls korrigiert und anschließend hochgeladen.

8.Auftragslieferung

WMS stellt sicher, dass der Auftrag dem Kunden fristgerecht geliefert wird.

9.Bearbeitung von Kundenfeedback

Die Gruppe Kundenkoordinierung (Sektion Externe Beziehungen und Kommunikation) analysiert die Formulare zur Kundenzufriedenheit (CSF), die vonseiten der Kunden eingehen.