Wie bearbeitet das Zentrum Kundenaufträge?

Qualitativ hochwertige Übersetzungen in allen angeforderten Sprachkombinationen und zu den vereinbarten Fristen bereitzustellen – das ist die Herausforderung, der wir uns im Übersetzungszentrum jeden Tag aufs Neue stellen. Im Laufe der Jahre haben wir unseren Arbeitsablauf für Übersetzungen so optimiert, dass die Bearbeitung von Aufträgen so reibungslos wie möglich vonstattengeht. Dies sind die verschiedenen Schritte unseres Arbeitsablaufs – von der Bearbeitung eingehender Aufträge bis zur Lieferung und zum Feedback der Kunden:

1. Eingehende Aufträge

Die Sektion Workflow-Management (WMS) verwaltet sämtliche Aufträge, die über das eCdT-Kundenportal eingehen. Sie kontrolliert, dass die Ausgangsdatei in Bezug auf die Angaben zu Sprache, Seitenzahl und Format korrekt ist und prüft die Art der angeforderten Dienstleistung, die Frist und die gewünschten Zielsprachen.

2. Vorbearbeitung

Die WMS stellt sicher, dass es keine Layout-Probleme mit den ausgangssprachlichen Dateien gibt, stellt einschlägiges Referenzmaterial zusammen, fragt die Übersetzungsspeicher auf wiederverwendbare Inhalte ab und stellt alle relevanten Dateien sowie die sprachlichen und terminologischen Ressourcen bereit.

3. Übersetzung

Im Anschluss an die Vorbearbeitung und je nach dem hierbei erzielten Ergebnis entscheidet die WMS, ob der Auftrag internen Übersetzern bzw. Übersetzerinnen zugeteilt oder innerhalb des Netzes spezialisierter externer Übersetzer/Übersetzerinnen des Zentrums vergeben wird. Ausschlaggebend für die Zuteilung des Auftrags durch die WMS sind die Spezialisierung, Kompetenzen und die Muttersprache des jeweiligen Übersetzers/der jeweiligen Übersetzerin. Als Kriterien für die Entscheidung über die externe Vergabe werden unter anderem die Arbeitsauslastung der internen Übersetzer bzw. Übersetzerinnen, der Grad der Vertraulichkeit, das Sachgebiet und die Länge des Dokuments herangezogen. Die WMS stützt sich bei der externen Vergabe eines Dokuments auf die mit den externen Anbietern geschlossenen jeweiligen Rahmenverträge und kann auch auf bestimmte externe Übersetzer bzw. Übersetzerinnen zurückgreifen, wenn das Sachgebiet und die Sprachkombination dies erfordern.

4. Kundenkoordinator/Unterstützung durch die WMS

Die Übersetzer und Übersetzerinnen können sich an die Kundenkoordinatoren des Zentrums (Übersetzerkollegen/-kolleginnen) wenden, um mögliche allgemeine sprachliche Probleme mit dem Kunden zu klären. Sprachliche und inhaltliche Fragen zu bestimmten Aufträgen, die sich während des Übersetzungsprozesses ergeben, werden über die WMS weitergeleitet, die die Auftraggeber zur Klärung kontaktiert.

5. Zwischenbearbeitung

Die von den externen Übersetzern bzw. Übersetzerinnen bearbeiteten Dokumente werden in technischer Hinsicht von der WMS überprüft.

6. Qualitätskontrolle

Alle Dokumente werden von den internen Übersetzern bzw. Übersetzerinnen des Zentrum auf ihre Qualität überprüft. Die extern zur Übersetzung vergebenen Dokumente werden von den internen Übersetzern bzw. Übersetzerinnen revidiert, die anschließend – unter Berücksichtigung der Bedingungen des Rahmenvertrags und der allgemeinen Bedingungen für Sprachdienstleistungen des Übersetzungszentrums – einen Bewertungsbogen zur Qualität der extern angefertigten Übersetzung ausfüllen müssen. Alle intern angefertigten Übersetzungen werden von einem anderen Übersetzer/einer anderen Übersetzerin der jeweiligen Sprachgruppe gegengelesen.

7. Nachbearbeitung

Die WMS prüft die Dokumente auf Vollständigkeit und nimmt ggf. erforderliche Anpassungen am Layout vor. Dies gilt auch für Dateien, die den Kunden per Web-Upload geliefert werden. Sie werden von der WMS auf Vollständigkeit und Darstellung überprüft, erforderlichenfalls berichtigt und anschließend hochgeladen.

8. Auftragslieferung

Die WMS stellt sicher, dass der Auftrag dem Kunden fristgerecht geliefert wird.

9. Anforderung einer korrigierten Fassung (Corrected Version Request (CVR))

Die WMS prüft jede Anforderung einer korrigierten Fassung, um festzustellen, ob die Bearbeitung durch einen Übersetzer/eine Übersetzerin oder einen technischen Mitarbeiter/eine technische Mitarbeiterin erforderlich ist. Ist eine sprachliche Bearbeitung erforderlich, wird die CVR in der Übersetzungsabteilung analysiert, es werden die erforderlichen Änderungen vorgenommen und eine Endfassung erstellt, die zusammen mit der Antwort des Übersetzers/der Übersetzerin über die WMS an den Kunden zurückgeschickt wird.