Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer

Oversættelsesafdelingen er Oversættelsescentrets største afdeling og tegner sig for mere end halvdelen af centrets personale. Den består af tre sprogsektioner.

Hver sprogsektion er inddelt i oversættelsesteams, ét for hvert officielle EU-sprog. Størrelsen af hvert team afhænger af mængden af oversættelser til hvert målsprog. Alle oversættere oversætter til deres modersmål. De kommer fra forskellige akademiske baggrunde — for det meste fra en sprogvidenskabelig baggrund.

Oversætterne tilbydes undervisning under hele deres karriereforløb ved centret, både i form af sproglæring (videreudvikling af sproglige færdigheder og erhvervelse af nye sprog) og kundespecifikke aktiviteter.

De oversætter og reviderer dokumenter og varemærker. De forsyner også videoer med undertekster, udarbejder glossarer og indlæser termer i den interinstitutionelle termbase IATE.

Som sprogmedarbejdere sikrer de interne oversættere den sproglige kvalitet af oversættelserne. Dette gælder både for tekster, der oversættes internt, og tekster, der outsources til specialiserede eksterne leverandører af sprogydelser.

Centret er gennem sin forretningsmodel, der er baseret på outsourcing og intern kvalitetskontrol, blevet et referencepunkt for alle aspekter af revisionsprocessen.

Velfungerende organisationer har generelt én enkeltstående enhed i sit driftsmidte som drivkraft. I Oversættelsescentret er dette afdelingen for oversættelsesspecifikke støttefunktioner.

Denne afdeling består af sektionen for workflowstyring, sektionen for avancerede sprogløsninger og den interinstitutionelle IATE-gruppe.

Sektionen for workflowstyring

Sektionen for workflowstyring er det eneste driftsmæssige kontaktpunkt for kunderne. Den er dermed ansvarlig for korrekt behandling af alle anmodninger om sprogtjenester, lige fra modtagelsen af anmodningen til leveringen af det færdige produkt. Den behandler også kundefeedback.
Medarbejderne i sektionen varetager følgende opgaver:

• modtagelse, analyse og validering af anmodninger, om nødvendigt ved forhandling med kunderne
• fordeling af arbejdsopgaver inden for oversættelse, revision, redigering og terminologi til interne oversættere og freelanceoversættere
• sikring af, at filer til oversættere er i redigerbar form, og at dokumenter til kunderne er formateret korrekt, inden de leveres
• brug af sprogteknologiske værktøjer til fuldstændig forbehandling af indkommende filer
• sikring af, at alle opgaver afleveres til ordregiveren til den aftalte frist og i den ønskede form
• udarbejdelse af den nødvendige information til fakturering af de ydede tjenester
• håndtering af kundefeedback via CVR-funktionen (Corrected Version Request).

Sektionen er desuden den forretningsmæssige ejer af kundeportalen.

Sektionen yder sproglig og teknisk støtte til oversættere under hele oversættelsesprocessen. Den tilbyder også undervisning inden for sine forskellige arbejdsområder (f.eks. i brug af teknologier).

Sektionen for avancerede sprogløsninger

Sektionen for avancerede sprogløsninger består af flere undergrupper:

• sprogteknologigruppen, der overvåger tendenser og nyskabelser i relation til forretningsområdet for sprogydelser, analyserer, hvordan centret bedst kan hjælpe sine kunder med at få opfyldt deres kommunikationsbehov, og udvikler og understøtter tjenester i relation til maskinoversættelse og automatisk talegenkendelse
• terminologistyringsgruppen, som tilvejebringer og vedligeholder specialiserede sprogressourcer og -værktøjer på terminologiområdet
• varemærke- og designgruppen, der styrer hele workflowet for oversættelse af EU-varemærker og design
• projektstyringskontoret (PMO), som koordinerer strategiske projekter på tværs af centrets forskellige afdelinger og sektioner og således sikrer, at effektive forretningsløsninger gennemføres på en vellykket og bæredygtig måde, så der kan ydes bedre tjenester til både kunder og interne medarbejdere.

Den interinstitutionelle IATE-gruppe

Centret er vært for den interinstitutionelle IATE-gruppe og EurTerm-koordinatoren (den interinstitutionelle samarbejdsplatform for terminologer) på vegne af IATE-projektpartnerne. 

Administrationsafdelingen yder administrativ og teknisk støtte på områderne for HR, budgetmæssig og strategisk planlægning, retlige anliggender, udbud, infrastruktur og sikkerhed.

Gruppen for økonomisk forvaltning

Gruppen for økonomisk forvaltning sikrer, at centrets finansielle forvaltning fungerer efter hensigten og overholder alle de gældende bestemmelser. Den koordinerer udarbejdelsen og opfølgningen af centrets budget og er i tæt kontakt med centrets kunder med henblik på at inkorporere deres budgetoverslag i centrets budgetindtægter. En anden vigtig opgave er forudgående og efterfølgende kontrol af finansielle transaktioner.

Sektionen for strategisk planlægning

Sektionen for strategisk planlægning udvikler og gennemfører centrets flerårige strategi og flerårige arbejdsprogrammer og koordinerer udarbejdelsen af den årlige aktivitetsrapport. Desuden koordinerer og overvåger den gennemførelsen af risikostyring og intern kontrol.

Sektionen for retlige anliggender

Sektionen for faciliteter og sikkerhed

Sektionen for faciliteter og sikkerhed sikrer, at centrets medarbejdere og dets data, bygninger og udstyr er beskyttet i tilstrækkelig grad mod sikkerhedstrusler, og at arbejdsmiljøbestemmelserne overholdes og gennemføres. Gruppen forvalter løsøre og fast ejendom og er ansvarlig for koordineringen af forretningskontinuitet i tilfælde af afbrydelser af centrets aktiviteter. Derudover fremmer gruppen miljøvenlige foranstaltninger i centret og øger personalets bevidsthed om affaldshåndtering.

Sektionen for menneskelige ressourcer

Sektionen for menneskelige ressourcer udarbejder, koordinerer og gennemfører HR-politikker og yder råd og vejledning til centrets ledelse og personale om HR-spørgsmål. Dens rolle er navnlig knyttet til udvælgelsen og ansættelsen af personale og praktikanter og deres karriereudvikling (uddannelse, kompetencestyring, evaluering og forfremmelse). Denne sektion er også ansvarlig for budgetmæssige og finansielle spørgsmål vedrørende personaleudgifter.

Let adgang til de mest avancerede informationsteknologiske værktøjer og hjælpemidler er afgørende for centrets daglige arbejde. IT-afdelingen omfatter følgende sektioner: servicedesken, IT-infrastruktursektionen, udviklingssektionen.

Udviklingssektionen

Udviklingssektionen designer, udvikler og vedligeholder IT-applikationer og databaser, som er nødvendige for centrets drift.

Den forvalter også eksterne IT-løsninger og tjenester ydet af eksterne leverandører som f.eks. andre institutioner eller private virksomheder, og bidrager til, at disse løsninger udrulles og integreres i centrets IT-miljø. Udviklingssektionen udfører i den forbindelse også researchopgaver.

Servicedesken

Servicedesken er det fælles kontaktpunkt for interne og eksterne brugere. Den behandler henvendelser vedrørende hardware, software, telekommunikation og infrastruktur. Servicedesken leverer individuelle forretningsløsninger og løsninger baseret på skræddersyet hardware og software med henblik på at sikre en sammenhængende og stærk IT-arkitektur på hver arbejdsstation.

IT-infrastruktursektionen

IT-infrastruktursektionen leverer og vedligeholder de centrale IT-infrastrukturer, der sætter centret i stand til at opfylde sine målsætninger. Den sikrer, at disse infrastrukturer er modstandsdygtige ved hjælp af en driftskontinuitets- og beredskabsplan. IT-infrastruktursektionen fører tilsyn med tilgængeligheden og sikkerheden af data vedrørende centret og data stillet til rådighed af kunder og partnere. Den forvalter de datacentre og cloudtjenester, der rummer den lagrings- og behandlingskapacitet, der kræves, for at centret kan fungere. Sektionen udfører alle sine aktiviteter i tæt samarbejde med den databeskyttelsesansvarlige, den sikkerhedsansvarlige og den lokale IT-sikkerhedsansvarlige.