Oversættelsesafdelingen er oversættelsescentrets største afdeling og tegner sig for mere end halvdelen af centrets personale. Den består af tre sproggrupper og en sektion for eksterne forbindelser og kommunikation.

Sektionen for eksterne forbindelser og kommunikation

Sektionen for eksterne forbindelser og kommunikation står i løbende forbindelse med centrets kunder for at kunne identificere deres behov og måle deres tilfredshed. Det sker gennem regelmæssige besøg, periodiske undersøgelser og håndtering af kundefeedback.

I samarbejde med kunderne arrangerer sektionen uddannelseskurser, workshopper og foredrag for centrets oversættere for at udvide deres kendskab til kundernes arbejdsområder og -procedurer. På samme måde organiserer sektionen også foredrag for centrets kunder med det sigte at bibringe dem en bedre forståelse af centrets rolle og aktiviteter.

Sektionen er endvidere ansvarlig for intern og ekstern kommunikation. Den formidler information gennem regelmæssige opslag på centrets intranet, websted og kundeportal. Sektionen udarbejder og koordinerer målrettede publikationer såsom årsberetningen og rapporten om årets vigtige begivenheder samt en række brochurer og nyhedsbreve. Den planlægger også forskellige arrangementer, hvis formål er at fremme flersprogetheden.

Oversætterne (sproggrupper)

Hver sproggruppe er inddelt i oversættelsesteam, et for hvert officielt EU-sprog. Størrelsen af hvert team afhænger af mængden af oversættelser til hvert målsprog. Alle oversættere oversætter til deres modersmål. De har forskellige faglige baggrunde, men er hovedsageligt sproguddannede.

Oversætterne tilbydes uddannelse i hele deres karriereforløb ved centret, både i form af sprogkurser (udbygning af eksisterende sprogfærdigheder og tilegnelse af nye sprog) og i form af kurser inden for kundernes arbejdsområder.

De interne oversættere oversætter og reviderer dokumenter og varemærker. De udfører også undertekstningsopgaver, udarbejder glossarer og indlæser termer i den interinstitutionelle termdatabase IATE.

Som sprogmedarbejdere sikrer de interne oversættere den sproglige kvalitet af de leverede oversættelser. Dette gælder både for tekster, der oversættes internt, og for tekster, der outsources til specialiserede eksterne leverandører af sprogydelser.

Centret er gennem sin forretningsmodel, der er baseret på outsourcing og intern kvalitetskontrol, blevet et referencepunkt i spørgsmål vedrørende revision.

Afdelingen for oversættelsesspecifikke støttefunktioner spiller en central rolle i Oversættelsescentrets drift. Den sikrer smidighed og effektivitet i centrets levering af dets tjenesteydelser.

Afdelingen består af sektionen for workflowstyring og sektionen for forretningsudvikling og workflowstøtte.

Sektionen for workflowstyring

Sektionen for workflowstyring behandler ordrerne fra centrets kunder. Det vil sige alt fra behandling af indkommende ordrer til levering af færdige dokumenter. Centrets arbejde er hovedsageligt baseret på rammeaftaler.

De ansatte i sektionen for workflowstyring er ansvarlige for:

• at modtage, analysere og validere ordrer, om nødvendigt ved forhandling med kunderne
• at tildele oversættelses-, revisions-, redigerings- og terminologistyringsopgaver til interne og eksterne oversættere
• at sikre, at de filer, som oversætterne skal arbejde med, er redigerbare, og at dokumenterne er korrekt formateret, inden de leveres til kunden
• at anvende sprogteknologi i behandlingen af indkommende filer
• at sikre, at alle opgaver afleveres til ordregiveren til den aftalte frist og i det ønskede format
• at udarbejde faktureringsoplysninger

Sektionen for workflowstyring yder sproglig og teknisk støtte til oversættere under hele oversættelsesprocessen. Den tilbyder også undervisning inden for sine forskellige arbejdsområder (f.eks. brug af teknologier).

Sektionen for forretningsudvikling og workflowstøtte

Sektionen for forretningsudvikling og workflowstøtte omfatter flere grupper:

• Forretningsudviklingsgruppen, hvis opgave består i at overvåge tendenser og nybrud på området for sproglige tjenesteydelser (værktøj, arbejdsmetoder og nye tjenester) og i at analysere, hvordan centret bedst kan hjælpe kunderne med at opfylde deres kommunikationsbehov.
• Korpus- og terminologistyringsgruppen, der tilvejebringer og vedligeholder specialiserede sprogressourcer og -værktøjer på området for terminologi, referencedokumenter, oversættelseshukommelser og maskinoversættelse.
• Varemærke- og designgruppen, der styrer hele workflowet for oversættelse af EU-varemærker og design.
• Slutteligt huser centret også IATE-support- og -udviklingsgruppen og koordinatoren for EurTerm (interinstitutionel samarbejdsplatform for terminologer).

Administrationsafdelingen yder administrativ og teknisk støtte på områderne for menneskelige ressourcer (HR), budgetmæssig og strategisk planlægning, juridiske anliggender, udbud, regnskab, infrastruktur og sikkerhed.

Regnskabsføreren

Regnskabsføreren udnævnes af bestyrelsen og er uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren og dennes team er ansvarlig for forvaltningen af indtægter, udgifter og regnskaber i overensstemmelse med gældende regnskabsbestemmelser. Regnskabsføreren er ansvarlig for likviditetsstyringen og faktureringen i relation til centrets aktiviteter. Med henblik på at udføre disse opgaver arbejder regnskabsføreren tæt sammen med Europa-Kommissionen, Den Europæiske Revisionsret og eksterne revisorer.

Sektionen for budgetmæssig og strategisk planlægning

Sektionen for budgetmæssig og strategisk planlægning sikrer, at centrets finansielle ledelse fungerer efter hensigten og overholder de gældende bestemmelser. Den koordinerer udarbejdelsen og opfølgningen af centrets budget og er i tæt kontakt med centrets kunder med henblik på at inkorporere deres budgetoverslag i centrets budgetindtægter.

En anden vigtig opgave er forudgående og efterfølgende kontrol af finansielle transaktioner.

Sektionen koordinerer udarbejdelsen og gennemførelsen af centrets flerårige strategi og flerårige arbejdsprogrammer. Den bistår også med udarbejdelsen af årsberetningen. Desuden koordinerer og overvåger den gennemførelsen af risikostyring og intern kontrol.

Sektionen for retlige anliggender

Facilitets- og sikkerhedsgruppen

Facilitets- og sikkerhedsgruppen sikrer, at Oversættelsescentrets medarbejdere, data, bygninger og udstyr er beskyttet i tilstrækkelig grad mod sikkerhedstrusler, og at bestemmelserne om arbejdsmiljø overholdes og gennemføres. Gruppen forvalter løsøre og fast ejendom og er ansvarlig for koordineringen af forretningskontinuitet i tilfælde af afbrydelser af centrets aktiviteter. Derudover fremmer gruppen miljøvenlige foranstaltninger i centret og øger personalets bevidsthed om affaldshåndtering.

Sektionen for menneskelige ressourcer

Sektionen for menneskelige ressourcer udarbejder, koordinerer og gennemfører HR-politikker og yder råd og vejledning til centrets ledelse og personale om HR-spørgsmål. Dens rolle er navnlig knyttet til udvælgelsen og ansættelsen af personale og praktikanter og deres karriereudvikling (uddannelse, kompetencestyring, evaluering og forfremmelse). Denne sektion er også ansvarlig for budgetmæssige og finansielle spørgsmål vedrørende personaleudgifter.

Let adgang til de mest avancerede informationsteknologiske værktøjer og hjælpemidler er afgørende for centrets daglige arbejde. IT-afdelingen omfatter følgende sektioner: servicedesken, IT-infrastruktursektionen, udviklingssektionen og projektstyringskontoret

Projektstyringskontoret

Projektstyringskontoret koordinerer strategiske projekter på tværs af centrets forskellige afdelinger og sektioner og sikrer dermed en vellykket og bæredygtig implementering af effektive forretningsløsninger. Dette sikrer bedre tjenester for såvel kunderne som det interne personale.

Udviklingssektionen

Udviklingssektionen designer, udvikler og vedligeholder IT-applikationer og databaser, som er nødvendige for centrets drift.

Den forvalter også eksterne IT-løsninger og tjenester ydet af eksterne leverandører som f.eks. andre institutioner eller private virksomheder, og bidrager til, at disse løsninger udrulles og integreres i centrets IT-miljø. Udviklingssektionen udfører i den forbindelse også researchopgaver.

Servicedesken

Servicedesken er det fælles kontaktpunkt for interne og eksterne brugere. Den behandler henvendelser vedrørende hardware, software, telekommunikation og infrastruktur. Servicedesken leverer individuelle forretningsløsninger og løsninger baseret på skræddersyet hardware og software med henblik på at sikre en sammenhængende og stærk IT-arkitektur på hver arbejdsstation.

IT-infrastruktursektionen

IT-infrastruktursektionen leverer og vedligeholder de centrale IT-infrastrukturer, der sætter centret i stand til at opfylde sine målsætninger. Den sikrer, at disse infrastrukturer er modstandsdygtige ved hjælp af en driftskontinuitets- og beredskabsplan. IT-infrastruktursektionen fører tilsyn med tilgængeligheden og sikkerheden af data vedrørende centret og data stillet til rådighed af kunder og partnere. Den forvalter de datacentre og cloudtjenester, der rummer den lagrings- og behandlingskapacitet, der kræves, for at centret kan fungere. Sektionen udfører alle sine aktiviteter i tæt samarbejde med den databeskyttelsesansvarlige, den sikkerhedsansvarlige og den lokale IT-sikkerhedsansvarlige.