Отдел „Преводи“ е най-големият отдел на Центъра за преводи, който обхваща повече от половината персонал на Центъра. Той се състои от три езикови групи и секция „Външни връзки и комуникация“.

Секция „Външни връзки и комуникация“

Секция „Външни връзки и комуникация“ установява връзка с възложителите на Центъра, с цел да определи нуждите им и да оцени удовлетворението им. Тя извършва това чрез редовни посещения при възложителите, периодични анкети и обработка на мненията на възложителите.

В сътрудничество с тях секцията организира учебни занятия, работни форуми и презентации за преводачите на Центъра с цел по-добро опознаване на тясно специализираните области на дейност и процедури на възложителите. По подобен начин секцията организира и презентации за възложителите, с цел да им помогне да разберат по-добре ролята и услугите на Центъра.

Секцията има за задача и осъществяването на вътрешната и външната комуникация. Тя разпространява информация чрез редовни новини по интранета, уебсайта и портала за възложители на Центъра. Секцията подготвя и съгласува целеви публикации, като годишния отчет за дейността, основните моменти от годишния доклад и редица брошури и бюлетини. Тя организира и различни прояви за популяризиране на езиковото многообразие.

Преводачи (езикови групи)

Всяка езикова група е подразделена на преводачески екипи — по един екип за всеки от официалните езици на ЕС. Големината на всеки от екипите зависи от работния обем на преводите на всеки целеви език.  Всички преводачи превеждат на майчиния си език; те имат различно университетско образование, най-често филологическо.

На преводачите се предлага обучение през целия им трудов стаж в Центъра — както езиково обучение (разширяване на усвоените езикови умения и изучаване на нови езици), така и обучение във връзка с дейности, съобразени със спецификата на възложителите.

Щатните преводачи на Центъра превеждат и редактират документи и марки. Освен това те изготвят субтитри на видео материали, съставят терминологични речници и съдействат за изграждане на междуинституционалната терминологична база ІАТЕ.

Като лингвисти, щатните преводачи гарантират езиковото качество на предоставените преводи. Това важи както за преведените в самия Център текстове, така и за текстовете, които се възлагат за изпълнение на специализирани външни доставчици на езикови услуги.

Благодарение на своя бизнес модел, основан на възлагане на външни изпълнители и вътрешен контрол на качеството, Центърът се превърна в еталон за всички аспекти на редактирането на преводи.

Отдел „Средства в помощ на превода“ стои в основата на дейността на Центъра за преводи — той е движещият фактор, който гарантира, че услугите на Центъра се предоставят безпроблемно и ефективно.

Отделът е съставен от секция „Управление на работния процес“ и секция „Развитие на дейността и подпомагане на работния процес“.

Секция „Управление на работния процес“

Секция „Управление на работния процес“ отговаря за обработката на заявените от възложителите поръчки — от приемането на входящи поръчки до изпращането на готови документи. Центърът работи главно на основата на рамкови договори.

Членовете на секция „Управление на работния процес“ изпълняват следните задачи:

• получават, анализират и валидират поръчки, ако е необходимо след договаряне с възложителите;
• възлагат документи за превод и редакция и терминологични проекти на щатните и външните преводачи;
• проверяват дали файловете, които се задават на преводачите, са годни за работа, и дали документите са правилно форматирани, преди да бъдат изпратени на възложителите;
• използват инструменти, базирани на езикови технологии, при обработката на входящите файлове;
• гарантират, че всички готови документи са изпратени на възложителите в договорения срок и поискания формат;
• изготвят информация за фактуриране.

Секция „Управление на работния процес“ предоставя на преводачите езикова и техническа помощ в процеса на превод. Освен това секцията организира обучения в различните специализирани области, за които отговаря (напр. използване на технологии).

Секция „Развитие на дейността и подпомагане на работния процес“

Секция „Развитие на дейността и подпомагане на работния процес“ е съставена от няколко екипа:

• екип „Развитие на дейността“, чиято задача е да проследява тенденциите и новостите в областта на езиковите услуги (инструменти, работни методи и нови услуги) и да анализира как Центърът би могъл да съдейства максимално на възложителите за удовлетворяване на комуникационните им нужди;
• екип „Управление на корпуси и терминология“, който предоставя и поддържа специализирани езикови ресурси и инструменти в областта на терминологията, документи за справка, преводачески памети и машинен превод;
• екип „Марки на ЕС и дизайни“, който управлява цялостния работен процес по превод на марките на ЕС и дизайните;
• на последно място, екип „Поддръжка и развитие на IATE“ и координаторът за EurTerm (междуинституционална обединена платформа за терминолози) също са част от Центъра.

Отдел „Администрация“ предоставя административна и техническа подкрепа в областите човешки ресурси (чр), бюджетно и стратегическо планиране, правни въпроси, покани за участие в търг, счетоводство, помещения и сигурност.

Счетоводител

Счетоводителят се назначава от управителния съвет и е независим при изпълнението на своите задължения. Счетоводителят и неговият екип отговарят за управлението на приходите, разходите и счетоводните отчети в съответствие с действащите правила и разпоредби. Счетоводителят отговаря за управлението на касата и фактурирането във връзка с дейностите на Центъра. Счетоводителят изпълнява тези задачи в тясно сътрудничество с Европейската комисия, Европейската сметна палата и външни одитори.

Секция „Бюджетно и стратегическо планиране“

Секция „Бюджетно и стратегическо планиране“ осигурява нормалното функциониране на финансовото управление на Центъра при спазване на приложимите правила и разпоредби. Тя съгласува изготвянето и проследяването на бюджета на Центъра и поддържа тесни връзки с възложителите на Центъра с оглед включване на бюджетните им прогнози в приходната част на бюджета на Центъра.

Друга важна задача е предварителната и последващата проверка на финансовите операции.

Секцията съгласува изготвянето и изпълнението на многогодишната стратегия и многогодишните работни програми на Центъра. Тя помага и при изготвянето на годишния отчет за дейността. Освен това тази секция координира и следи как се изпълняват управлението на риска и вътрешният контрол.

Секция „Правни въпроси“

Група „Помещения и сигурност“

Група „Помещения и сигурност“ осигурява адекватна защита на персонала, данните, сградите и съоръженията на Центъра срещу всякакви заплахи за тяхната сигурност, както и спазване на правилата за здравето и безопасността. Групата управлява движимото и недвижимото имущество и отговаря за координация на непрекъснатостта на работата в случай на сериозно смущение на дейностите на Центъра. Освен това групата насърчава въвеждането на екологосъобразни мерки в Центъра и повишава осведомеността на персонала относно управлението на отпадъците.

Секция „Човешки ресурси“

Секция „Човешки ресурси“ разработва, съгласува и изпълнява политиките в областта на ЧР и предоставя консултации и насоки на ръководството и персонала на центъра по въпросите на човешките ресурси. По-конкретно нейната роля е свързана с подбор, набиране и професионално развитие на персонала и стажантите (обучение, управление на уменията, атестиране и повишение). Секцията отговаря също така за бюджетните и финансовите въпроси, свързани с разходите за персонал.

Авангардните компютърни приложения и оборудване са от решаващо значение за ежедневната работа на центъра. Отдел „Информационни технологии“ включва следните три секции: „Техническа поддръжка“, „ИТ инфраструктура“ и „Разработки“, както и бюро „Управление на проекти“.

Бюро „Управление на проекти“

Бюро „Управление на проекти“ координира стратегическите проекти в различните отдели и секции на Центъра, като по този начин осигурява успешното и устойчиво прилагане на ефективните бизнес решения. Това води до подобряване на услугите както за възложителите, така и за персонала на Центъра.

Секция „Разработки“

Секция „Разработки“ проектира, създава и поддържа ИТ приложения и бази данни, необходими за работата на Центъра.

Тя освен това управлява ИТ решенията и услугите, получени от външни доставчици, като предоставените от други институции или частни фирми, и съдейства за тяхното изследване, интегриране и прилагане в информационно-технологичната среда на Центъра.

Секция „Техническа поддръжка“

Секция „Техническа поддръжка“ е единното звено за контакт за вътрешни и външни потребители за поставяне на всички видове въпроси и искания за информация във връзка с различните области на информационните технологии: хардуер, софтуер, телекомуникации и инфраструктура. Тя отговаря за всички лични хардуерни, софтуерни и бизнес решения, като осигурява съгласувана и мощна ИТ архитектура на всяка компютърна работна станция.

Секция „ИТ инфраструктура“

Секция „ИТ инфраструктура“ предоставя и поддържа централизираните ИТ инфраструктури, които дават възможност на Центъра да изпълнява своите цели, и осигурява устойчивостта на тези инфраструктури посредством план за непрекъснатост и възстановяване на дейността. Тя упражнява надзор над достъпността и сигурността на данните относно Центъра и на данните, предоставени от възложителите и партньорите, и управлява центровете за данни и компютърните услуги „в облак“, осигуряващи капацитета за съхранение и обработка, необходим за операциите на Центъра. Тази секция извършва всички свои дейности в тясно сътрудничество с длъжностното лице за защита на данните, служителя по общата сигурност и служителя по сигурността на информацията на местно ниво.