Centrul de Traduceri colaborează cu furnizori externi de servicii lingvistice pentru activități de traducere, editare, terminologie, subtitrare, transcriere și alte servicii lingvistice necesare pentru a acoperi nevoile clienților săi. În vederea externalizării acestor servicii, Centrul utilizează contracte-cadru sau contracte specifice în funcție de tipul serviciului, de combinația lingvistică și de domeniul solicitat de client.
Contractele-cadru sunt încheiate cu furnizorii de servicii care au câștigat procedurile de ofertare organizate de Centru. Aceste contracte sunt valabile un an și pot fi reînnoite prin acord tacit pentru perioade succesive de câte un an, fără ca durata contractuală totală să depășească însă patru ani. După primirea comenzilor de la clienți la Centru, contractanții sunt contactați printr-un sistem de transmitere grupată a comenzilor. Comanda este trimisă tuturor contractanților, fiind atribuită contractantului cel mai bine plasat pe listă dintre toți cei care acceptă comanda într-un anumit interval de timp. Contractele specifice se încheie între Centru și un furnizor extern de servicii lingvistice pentru prestarea unui serviciu lingvistic specific și într-un domeniu necuprins într-un contract-cadru sau în cazul în care niciun contractant de pe lista-cadru nu poate să preia comanda.
Acest model de externalizare modern și proactiv aplicat de Centru se bazează pe trei elemente principale: furnizori externi experți în servicii lingvistice, un sistem de evaluare dinamică (reclasificare) (introdus în premieră la nivelul instituțiilor UE de către Centru), care garantează colaborarea cu cei mai buni furnizori de servicii lingvistice, și oferirea de resurse lingvistice furnizorilor externi de servicii, pentru a-i sprijini în activitatea lor.
Toate lucrările realizate extern și livrate Centrului de către furnizorii externi de servicii lingvistice trebuie să aibă o calitate suficient de bună încât să poată fi utilizate ca atare, fără să fie nevoie de o revizie suplimentară din partea Centrului. Totuși, ca element esențial al evaluării de către Centru a calității oferite de acești furnizori de servicii, toate lucrările sunt revizuite sistematic de lingviști interni, pe baza unei fișe de evaluare, pentru a se asigura că produsul oferit este adecvat scopului. Fișa cuprinde nu numai o evaluare generală a calității lucrării, ci și informații detaliate despre tipul de erori identificate, dacă este cazul. Centrul pune accent pe integralitatea și precizia documentelor, pe citarea corectă a documentelor de referință și a materialelor publicate, pe respectarea instrucțiunilor, precum și pe coerența terminologică și stilistică. Centrul externalizează servicii lingvistice îndeosebi în cele 24 de limbi oficiale ale UE, dar și în limbi din afara Uniunii precum islandeza, norvegiana, araba, rusa, sârba, chineza, japoneza, ebraica, farsi etc.
Centrul de Traducere lucrează, în general, cu contracte-cadru, pe baza unui sistem de clasificare dinamică.
Centrul controlează calitatea tuturor lucrărilor livrate de contractanții săi.
Fiecare comandă este evaluată de revizorii interni ai Centrului pe baza unei fișe de evaluare standard. În cazul în care calitatea unei lucrări externalizate este evaluată ca fiind la un nivel extrem de ridicat (notată +1) sau la un nivel inacceptabil de scăzut (notată -1), aceasta este transmisă Comitetului de evaluare al Centrului, alcătuit din membri independenți din diferite departamente. Dacă evaluarea inițială este confirmată de comitet, contractantului i se acordă sau i se scade un număr de puncte (definit în contractul-cadru) din punctajul acordat inițial, astfel încât el poate să urce sau să coboare în clasament. Dacă o lucrare externalizată este considerată de calitate acceptabilă (notată 0), cu alte cuvinte produsul oferit atinge nivelul care se așteaptă în mod rezonabil din partea unui lingvist profesionist, poziția contractantului în clasament rămâne aceeași.
Această metodă garantează un clasament al contractanților care reflectă calitatea reală a serviciului oferit pe toată durata contractului.
De asemenea, lucrările externalizate prin proceduri de negociere sunt supuse controlului calității conform aceleiași proceduri, însă nu sunt incluse în sistemul clasament dinamic, aplicabil exclusiv contractelor-cadru încheiate între Centru și contractanții săi.
Sistemul de clasament dinamic este unul dintre punctele forte ale modelului de asigurare a calității aplicat de Centru. Datorită lui, Centrul poate să reacționeze deosebit de rapid și să asigure consecvent o calitate bună de-a lungul timpului.