O Departamento de Tradução é o maior departamento do Centro, representando mais de metade do seu pessoal. É composto por três grupos linguísticos e pela Secção de Relações Externas e Comunicação.

Secção de Relações Externas e Comunicação

A Secção de Relações Externas e Comunicação assegura a ligação com os clientes do Centro, de modo a identificar as suas necessidades e avaliar a sua satisfação. Para tal, visita regularmente os clientes, realiza inquéritos periódicos e trata do feedback dos clientes.

Em cooperação com os clientes, a secção organiza sessões de formação, workshops e apresentações para os tradutores do Centro, a fim de ampliar os seus conhecimentos dos procedimentos e dos setores de atividade altamente especializados dos clientes. A secção organiza igualmente apresentações para clientes com o objetivo de melhorar o seu conhecimento sobre as funções e os serviços do Centro.

A secção é também responsável pela comunicação interna e externa. Divulga informação através de notícias publicadas na intranet, no sítio Web e no Portal do Cliente do Centro. Esta secção prepara e coordena publicações específicas, como o relatório de atividades anual e os «Destaques» do relatório anual, bem como vários boletins informativos e brochuras. Organiza ainda vários eventos para promover o multilinguismo.

Os tradutores (grupos linguísticos)

Cada grupo linguístico é subdividido em equipas de tradução, uma para cada língua oficial da UE. A dimensão de cada equipa varia em função do volume de trabalho para cada língua de destino. Todos os tradutores traduzem para a sua língua materna e têm formação académica diversa, principalmente linguística.

Todos os tradutores têm a possibilidade de participar em formações ao longo da sua vida profissional no Centro, tanto em termos de aprendizagem de línguas (aprofundando as competências linguísticas que já possuem ou aprendendo novas línguas) como em termos de atividades específicas de cada cliente.

Os tradutores internos têm a seu cargo a tradução e revisão de documentos e de marcas. Também legendam vídeos, compilam glossários e contribuem com entradas no IATE, a base de dados terminológica interinstitucional.

Enquanto linguistas, os tradutores internos garantem a qualidade linguística das traduções, tanto de textos traduzidos internamente como de textos que são externalizados para prestadores de serviços linguísticos externos especializados.

Através do seu modelo de atividade baseado na externalização e no controlo interno da qualidade, o Centro tornou-se um ponto de referência para todos os aspetos relacionados com a revisão das traduções.

El Departamento de Apoyo a la Traducción desempeña un papel fundamental en las actividades del Centro de Traducción y se encarga de garantizar que los servicios se prestan de una manera fluida y eficaz.

Este departamento está formado por la Sección de Gestión del Flujo de Trabajo y la Sección de Desarrollo de Actividades y Apoyo al Flujo de Trabajo.

Sección de Gestión del Flujo de Trabajo

La Sección de Gestión del Flujo de Trabajo se encarga de procesar los pedidos enviados por los clientes, desde el tratamiento de las nuevas solicitudes hasta la entrega del documento final. El Centro trabaja principalmente mediante contratos marco.

El personal de la Sección de Gestión del Flujo de Trabajo es responsable de:

• recibir, analizar y validar los pedidos, mediante la negociación con los clientes si fuera necesario;
• asignar las tareas de traducción, revisión, edición y terminología a traductores internos y externos;
• garantizar que los archivos con los que tengan que trabajar los traductores sean editables y que los documentos presenten el formato correcto antes de su entrega al cliente;
• utilizar herramientas de tecnología lingüística para tratar los archivos que se reciben;
• asegurarse de que todos los pedidos se devuelven a los solicitantes dentro del plazo límite convenido y en el formato solicitado;
• reunir la información relativa a la facturación.

La Sección de Gestión del Flujo de Trabajo ofrece apoyo lingüístico y técnico a los traductores a lo largo del proceso de traducción. Además, se encarga de organizar formaciones sobre sus diversos ámbitos de especialización (por ejemplo, el uso de la tecnología).

Sección de Desarrollo de Actividades y Apoyo al Flujo de Trabajo

La  Sección de Desarrollo de Actividades y Apoyo al Flujo de Trabajo engloba varios equipos:

• el equipo de desarrollo de actividades, encargado de supervisar las tendencias y novedades en los servicios lingüísticos (herramientas, métodos de trabajo y nuevos servicios) y de analizar cómo el Centro puede ayudar a sus clientes a dar respuesta a sus necesidades de comunicación;
• el equipo de gestión terminológica y de corpus, encargado del suministro y el mantenimiento de herramientas y recursos lingüísticos especializados en el ámbito de la terminología, la documentación de referencia, las memorias de traducción y la traducción automática;
• el equipo de marcas de la UE, dibujos y modelos, encargado de gestionar todo el flujo de trabajo de la traducción de las marcas de la UE, los dibujos y los modelos, y
• por último, el Centro acoge al equipo de soporte y desarrollo de IATE y a la persona que coordina EurTerm, la plataforma de colaboración interinstitucional para terminólogos.

O Departamento de Administração presta serviços de apoio administrativo e técnico em matéria de recursos humanos, planificação orçamental e estratégica, assuntos jurídicos, concursos públicos, contabilidade, infraestruturas e segurança.

Contabilista

O Contabilista é nomeado pelo Conselho de Administração e desempenha as suas funções de forma independente. O Contabilista e a sua equipa são responsáveis pela gestão das receitas, despesas e contas de acordo com as regras e regulamentos existentes em matéria de contabilidade. O Contabilista é igualmente responsável pela gestão da tesouraria e pela faturação relacionada com as atividades do Centro. Para exercer as suas funções, o Contabilista colabora estreitamente com a Comissão Europeia, o Tribunal de Contas Europeu e auditores externos.

Secção de Planeamento Orçamental e Estratégico

A Secção de Planeamento Orçamental e Estratégico assegura que a gestão financeira do Centro funciona adequadamente e cumpre as regras e os regulamentos aplicáveis. Coordena a elaboração e o acompanhamento do orçamento do Centro e mantém um contacto estreito com os clientes do Centro, de modo a incorporar as suas previsões nas rubricas orçamentais de receitas do Centro.

Outra função importante é a verificação ex ante e ex post das transações financeiras.

A secção coordena a elaboração e execução da estratégia plurianual e dos programas de trabalho plurianuais do Centro. Ajuda também a elaborar o relatório anual de atividades. Além disso, coordena e monitoriza a implementação do controlo interno e da gestão de riscos.

Secção de Assuntos Jurídicos

Grupo de Infraestruturas e Segurança

O Grupo de Infraestruturas e Segurança garante uma proteção adequada do pessoal, dos dados, dos edifícios e do equipamento do Centro contra eventuais ameaças à sua segurança, bem como o respeito e a aplicação das regras em matéria de segurança e saúde. O grupo gere os bens móveis e imóveis e é responsável pela coordenação da continuidade das atividades em caso de perturbação grave nas operações do Centro. Além disso, o grupo promove medidas ecológicas no Centro e sensibiliza o pessoal relativamente à gestão dos resíduos.

Secção de Recursos Humanos

A Secção Recursos Humanos é responsável pelo desenvolvimento, coordenação e implementação de políticas em matéria de recursos humanos, fornecendo ainda aconselhamento e orientações à Direção e aos funcionários do Centro, no tocante à gestão de recursos humanos. Em particular, a sua função está associada à seleção, ao recrutamento e à progressão de carreira dos funcionários e dos estagiários (formação, gestão de competências, avaliação e promoção). Esta secção é também responsável pelas questões orçamentais e financeiras relativas às despesas com o pessoal.

O trabalho diário do Centro depende significativamente de aplicações e equipamentos informáticos avançados. O Departamento de TI é formado por três secções: Desenvolvimento, Service Desk e Infraestrutura TI. O Gabinete de Gestão de Projetos integra igualmente este departamento.

Gabinete de Gestão de Projetos

O Gabinete de Gestão de Projetos coordena os projetos estratégicos nos diferentes departamentos e secções do Centro, garantindo deste modo que são implementadas soluções eficazes, com êxito e de forma sustentável. Tal permite a prestação de serviços melhorados tanto aos clientes como ao pessoal.

Secção de Desenvolvimento

A Secção de Desenvolvimento projeta, cria e mantém as aplicações de TI e as bases de dados necessárias para o funcionamento do Centro.

Gere igualmente soluções e serviços de TI externos adquiridos a prestadores externos, tais como os fornecidos por outras instituições ou empresas privadas, e contribui para a sua investigação, integração e implementação no ambiente de TI do Centro.

Secção de Service Desk

A Secção de Service Desk é o ponto único de contacto para os utilizadores internos e externos para o tratamento de todos os problemas e pedidos de informação nos vários domínios das TI: hardware, software, telecomunicações e infraestrutura, Ocupa-se de todo o hardware pessoal, software e soluções empresariais para garantir uma arquitetura de TI coerente e de elevado rendimento em cada estação de trabalho.

Secção de Infraestrutura TI

A Secção de Infraestrutura TI fornece e mantém as infraestruturas de TI centralizadas que permitem ao Centro cumprir os seus objetivos e assegura que essas infraestruturas são resilientes através de um plano de continuidade e de recuperação. Supervisiona a disponibilidade e a segurança dos dados relativos ao Centro e dos dados fornecidos pelos clientes e parceiros, e gere os centros de dados e os serviços de nuvem que alojam a capacidade de armazenamento e de processamento necessária para as operações do Centro. Esta secção executa todas as suas atividades em colaboração estreita com o responsável pela proteção dos dados, o responsável pela segurança e o responsável local pela segurança informática.