O Centro de Tradução trabalha com prestadores de serviços linguísticos externos para serviços de tradução, edição, terminologia, legendagem, transcrição e outros serviços linguísticos, conforme necessário para cobrir as necessidades dos seus clientes. Para externalizar estes serviços, o Centro utiliza ou contratos-quadro ou contratos específicos, dependendo do tipo de serviço, da combinação linguística e do domínio solicitado pelo cliente.
Os contratos-quadro são assinados com os prestadores de serviços que tenham sido aprovados nos concursos públicos organizados pelo Centro. Estes contratos são válidos durante um ano e podem ser renovados, por acordo tácito, por períodos sucessivos de um ano, sendo que a sua renovação não pode, contudo, exceder a duração total de 4 anos. Após uma nota de encomenda, é contactado um grupo de contratantes. A encomenda é enviada para todos os contratantes, mas fica com o trabalho o que, de todos os que tiverem respondido afirmativamente dentro de um determinado prazo, estiver mais bem colocado na lista. Os contratos específicos são assinados entre o Centro e um determinado prestador de serviços linguísticos externo para a prestação de um serviço linguístico concreto e num domínio não abrangido por um contrato-quadro ou se nenhum dos contratantes da lista do contrato-quadro puder executar o trabalho.
O moderno modelo de externalização proativa em vigor no Centro baseia-se em três elementos: prestadores de serviços linguísticos externos especializados, um sistema de avaliação (reclassificação) dinâmica (introduzido pela primeira vez na UE pelo Centro), que garante o recurso aos prestadores de serviços linguísticos mais bem classificados, e a disponibilização de recursos linguísticos aos prestadores de serviços externos para os ajudar no seu trabalho.
Todos os trabalhos executados externamente e entregues ao Centro por prestadores de serviços linguísticos externos devem ter uma qualidade suficientemente elevada que permita a sua utilização, tal como estão redigidos, sem qualquer revisão posterior pelo Centro. Contudo, sendo a avaliação destes prestadores de serviços um elemento essencial do sistema de garantia da qualidade do Centro, todos os trabalhos são sistematicamente revistos por linguistas internos, com recurso a uma ficha de avaliação, com o objetivo de verificar se se adequam aos fins a que se destinam. A ficha contém uma avaliação global da qualidade do trabalho e, se necessário, informações pormenorizadas sobre os tipos de erros detetados. A avaliação do Centro incide em aspetos como a exaustividade e a exatidão, a citação correta dos documentos de referência e dos materiais publicados, o cumprimento das instruções e a coerência terminológica e estilística. O Centro externaliza serviços linguísticos sobretudo nas 24 línguas oficiais da UE, mas também noutras línguas não oficiais, como o islandês, o norueguês, o árabe, o russo, o sérvio, o chinês, o japonês, o hebraico, o farsi, etc.
O Centro de Tradução trabalha geralmente com contratos-quadro baseados num sistema de classificação dinâmica.
O Centro realiza controlos de qualidade em todos os trabalhos fornecidos pelos seus contratantes.
Cada tarefa atribuída é avaliada pelos revisores internos do Centro com recurso a uma ficha de avaliação normalizada. Sempre que a qualidade de um trabalho externalizado for considerada excecionalmente elevada (+1) ou inaceitavelmente fraca (-1), é enviada uma avaliação inicial ao Comité de Avaliação do Centro, composto por membros independentes de diferentes departamentos. Se esta avaliação for confirmada pelo Comité, será adicionado ou deduzido um determinado número de pontos (definidos no contrato-quadro) do número de pontos inicialmente atribuído ao contratante e este poderá, em conformidade, subir ou descer na classificação. Sempre que a qualidade de um trabalho externalizado for avaliada como aceitável (0), ou seja, o trabalho fornecido tiver o nível de qualidade que se pode razoavelmente esperar de um linguista profissional, a classificação do contratante mantém-se inalterada.
Este sistema garante que a classificação dos contratantes reflita a qualidade efetiva do serviço prestado durante a vigência do contrato.
Os trabalhos externalizados que sejam realizados no âmbito de procedimentos por negociação são igualmente objeto do mesmo controlo de qualidade, mas não são abrangidos por este sistema de classificação dinâmica, o qual se aplica exclusivamente a contratos-quadro que o Centro tenha celebrado com os seus contratantes.
O sistema de classificação dinâmica constitui um dos pontos fortes do modelo de garantia da qualidade do Centro. Permite ainda ao Centro uma grande capacidade de resposta e ajuda a garantir uma qualidade elevada e consistente ao longo do tempo.