W sprawnie funkcjonujących organizacjach istnieje na ogół jedna jednostka, która odpowiada za główną działalność i jest jej siłą napędową. W Centrum Tłumaczeń rolę tę pełni Dział Wsparcia Tłumaczeń.

Dział ten składa się z Sekcji Zarządzania Przepływem Pracy, Sekcji Zaawansowanych Technologii językowych oraz Międzyinstytucjonalnego zespołu IATE.

Sekcja Zarządzania Przepływem Dokumentów

Sekcja Zarządzania Przepływem Pracy jest pojedynczym operacyjnym punktem kontaktowym dla klientów. Odpowiada zatem za odpowiednią obsługę wszelkich zleceń dotyczących usług językowych – od przyjęcia przychodzących zleceń do dostarczenia produktu końcowego. Oprócz tego sekcja przetwarza informacje zwrotne od klientów.
Pracownicy tej sekcji wykonują następujące zadania:

• przyjmowanie, analizowanie i potwierdzanie przyjęcia zleceń, w razie konieczności w drodze negocjacji z klientami;
• przydzielanie tłumaczeń, weryfikacji, redakcji i zleceń terminologicznych tłumaczom zatrudnionym w Centrum i tłumaczom zewnętrznym;
• zapewnianie tłumaczom dostępu do edytowalnych plików, a także sprawdzanie, czy dokumenty są prawidłowo sformatowane przed przekazaniem ich klientowi;
• stosowanie narzędzi technologii językowej w celu przetwarzania przychodzących plików;
• zapewnienie zrealizowania zleceń w ustalonym terminie i w wymaganej formie;
• gromadzenie informacji do fakturowania wyświadczonych usług.
• obsługiwanie informacji zwrotnych od klienta za pomocą funkcji „Wniosek o skorygowaną wersję” (ang. Corrected Version Request, CVR).

Sekcja także jest właścicielem biznesowym portalu dla klientów.

Zapewnia tłumaczom wsparcie językowe i techniczne na każdym etapie przepływu tłumaczeń. Ponadto sekcja organizuje szkolenia w różnych obszarach, którymi się zajmuje (np. wykorzystanie technologii).

Sekcja zaawansowanych technologii językowych

Sekcja Zaawansowanych Technologii Językowych składa się z następujących zespołów:

• zespołu technologii językowej, który monitoruje trendy i rozwiązania innowacyjne związane z obszarem usług językowych, dokonuje analizy najskuteczniejszych metod zaspokojenia przez Centrum potrzeb klientów w zakresie komunikacji oraz wspiera usługi tłumaczenia maszynowego i automatycznego rozpoznawania mowy;
• zespołu zarządzania terminologią, który udostępnia i prowadzi specjalistyczne zasoby językowe i narzędzia terminologiczne;
• zespołu ds. znaków towarowych i wzorów UE zarządzającego całym procesem tłumaczenia unijnych znaków towarowych i wzorów;
• Biura Zarządzania Projektami koordynującego strategiczne projekty realizowane w poszczególnych działach i sekcjach Centrum, gwarantując w ten sposób skuteczność i trwałe wdrażanie odpowiednich rozwiązań biznesowych. Prowadzi to do poprawy jakości usług zarówno z punktu widzenia klientów, jak i pracowników Centrum.

międzyinstytucjonalnego zespołu IATE

Międzyinstytucjonalny zespół IATE wraz z koordynatorem EurTerm (międzyinstytucjonalnej wspólnej platformy terminologicznej) prowadzą swoją działalność w przy Centrum Tłumaczeń na rzecz partnerów projektu IATE.