Om vertalingen, redactionele en terminologische werkzaamheden, ondertiteling, transcriptie en andere taaldiensten te kunnen aanbieden die aan de behoeften van zijn cliënten voldoen, werkt het Vertaalbureau samen met externe dienstverleners. Voor de uitbesteding van deze diensten maakt het Vertaalbureau gebruik van kaderovereenkomsten of specifieke overeenkomsten, afhankelijk van het soort dienst, de talencombinatie en het vakgebied waar de cliënt om vraagt.

Image
Freelance

Kaderovereenkomsten worden gesloten met de succesvolle deelnemers aan een door het Vertaalbureau georganiseerde aanbesteding. Deze overeenkomsten hebben een looptijd van één jaar en kunnen stilzwijgend met perioden van één jaar worden verlengd. De maximale duur is echter vier jaar. Wanneer de cliënt een opdracht plaatst, wordt via groepsgewijze toewijzing contact opgenomen met de contractanten. De opdracht wordt dus naar alle contractanten gestuurd en gaat naar degene die het hoogst op de lijst staat van al diegenen die binnen een bepaalde termijn positief reageren. Wanneer geen van de contractanten op de bovengenoemde lijst de opdracht kan uitvoeren of wanneer de taaldienst of het vakgebied in kwestie niet onder een kaderovereenkomst valt, worden er specifieke overeenkomsten gesloten tussen het Vertaalbureau en een externe aanbieder van taaldiensten.

Het moderne, proactieve uitbestedingsmodel dat het Vertaalbureau hanteert, rust op drie pijlers: deskundige externe aanbieders van taaldiensten; een dynamische rangorde op basis van kwaliteitsbeoordeling (een systeem dat het Vertaalbureau als eerste bij de EU-instellingen heeft geïntroduceerd) om te waarborgen dat de beste aanbieders van taaldiensten worden ingezet; en het aanreiken van taalkundige hulpmiddelen aan externe dienstverleners om hen bij hun werkzaamheden te ondersteunen.

Alle opdrachten die extern worden uitgevoerd en door externe aanbieders van taaldiensten aan het Vertaalbureau worden geleverd, moeten van een voldoende hoge kwaliteit zijn om, zonder verdere revisie door het Vertaalbureau, te kunnen worden gebruikt. Het is echter een centraal onderdeel van de kwaliteitsborging van het Vertaalbureau dat alle opdrachten van deze dienstverleners systematisch aan de hand van een beoordelingsformulier door interne taalspecialisten worden beoordeeld om te controleren of ze geschikt zijn voor het beoogde gebruik. Dit formulier bevat niet alleen een algemene beoordeling van de kwaliteit van het geleverde werk maar ook, waar nodig, gedetailleerde informatie over de soorten aangetroffen fouten. Het Vertaalbureau beoordeelt in het bijzonder of de tekst volledig en nauwkeurig is, of referentiedocumenten en gepubliceerde materialen correct zijn aangehaald, of instructies zijn gevolgd en of de terminologie en de stijl consistent zijn. Het Vertaalbureau besteedt taaldiensten voornamelijk uit in de 24 officiële EU-talen, maar ook in andere, niet-EU-talen, zoals IJslands, Noors, Arabisch, Russisch, Servisch, Chinees, Japans, Ivriet, Farsi, enz.

Het Vertaalbureau werkt met kaderovereenkomsten die zijn gebaseerd op een systeem van dynamische rangorde. 

Het Vertaalbureau controleert de kwaliteit van al het werk van zijn contractanten.

Elke opdracht wordt door de interne revisoren van het Vertaalbureau nagekeken en beoordeeld met behulp van het standaard beoordelingsformulier. Wanneer het geleverde werk wordt beoordeeld als van een uitzonderlijk hoge standaard (+ 1) of als van een onaanvaardbaar lage standaard (– 1), wordt de beoordeling voorgelegd aan het evaluatiecomité van het Vertaalbureau, dat bestaat uit onafhankelijke leden van verschillende afdelingen. Als de eerste beoordeling door het comité wordt bevestigd, wordt een bepaald aantal punten (dat is vastgelegd in de kaderovereenkomst) opgeteld bij of afgetrokken van het aantal punten dat aanvankelijk aan de contractant was toegekend, waardoor deze een hogere of lagere positie op de lijst kan krijgen. Wanneer de kwaliteit wordt beoordeeld als aanvaardbaar (0), dat wil zeggen dat het geleverde werk het niveau heeft dat redelijkerwijs van een professionele taalspecialist kan worden verwacht, blijft de positie van de contractant op de ranglijst ongewijzigd.

Zo wordt gewaarborgd dat de rangorde van contractanten gedurende de looptijd van de overeenkomst de daadwerkelijke kwaliteit van de geleverde dienst weerspiegelt.

De kwaliteit van uitbestede opdrachten die in het kader van onderhandelingsprocedures worden uitgevoerd, wordt volgens dezelfde procedure gecontroleerd. Deze opdrachten vallen echter niet onder het dynamische beoordelingssysteem, dat uitsluitend van toepassing is op kaderovereenkomsten die het Vertaalbureau met zijn contractanten heeft gesloten.

De dynamische rangorde is een van de sterke punten van het model voor kwaliteitsborging van het Vertaalbureau. Dankzij dit systeem kan het Vertaalbureau uiterst snel reageren en in de loop van de tijd een gelijkblijvend hoge kwaliteit waarborgen.