Sklandžiai veikiančios organizacijos paprastai turi centrinį padalinį, užtikrinantį efektyvią veiklą. Vertimo centre šį vaidmenį atlieka Pagalbinių paslaugų departamentas.

Šį departamentą sudaro Darbo srauto valdymo skyrius, Pažangiųjų lingvistinių sprendimų skyrius ir Tarpinstitucinė IATE grupė.

Darbo srauto valdymo skyrius

Darbo srauto valdymo skyrius yra vienas bendras kontaktinis punktas klientams. Šis skyrius atsakingas už tai, kad būtų tinkamai tvarkomi visi Centro kalbos paslaugų užsakymai – nuo užsakymo gavimo iki galutinio produkto pateikimo. Jame taip pat tvarkomi klientų atsiliepimai apie vertimų kokybę.
Skyriaus darbuotojai atlieka šias užduotis:

• priima, analizuoja ir tvirtina užsakymus, prireikus tardamiesi su klientais;
• paskirsto vertimo, tikrinimo, redagavimo ir terminologinius darbus vidaus ir laisvai samdomiems vertėjams;
• užtikrina, kad vertėjams pateikiami failai būtų redaguotini ir klientams grąžinami dokumentai būtų tinkamai suformatuoti;
• naudodamiesi kalbos technologijų priemonėmis visapusiškai iš anksto apdoroja gautus failus;
• užtikrina, kad visi darbai užsakovui būtų pateikiami sutartu laiku ir reikiamu formatu;
• kaupia informaciją, kuri reikalinga išrašant sąskaitas už suteiktas paslaugas;
• tvarko klientų atsiliepimus naudodamiesi pataisytos versijos užsakymo (CVR) funkcija.

Skyrius taip pat yra atsakingas už klientų portalą.

Jis teikia lingvistinę ir techninę paramą vertėjams viso vertimo proceso metu. Be to, šio skyriaus darbuotojai organizuoja įvairių savo veiklos sričių (pvz., technologijų naudojimo) mokymus.

Pažangiųjų lingvistinių sprendimų skyrius

Pažangiųjų lingvistinių sprendimų skyrių sudaro keletas grupių:

• Lingvistinių technologijų grupė, stebinti lingvistinių paslaugų srities tendencijas ir inovacijas, analizuojanti, kaip Centras gali geriausiai padėti savo klientams patenkinti komunikacijos poreikius, ir kurianti bei padedanti teikti mašininio vertimo ir automatinio kalbos atpažinimo paslaugas;
• Terminijos valdymo grupė, kuri teikia ir tvarko specializuotus kalbos išteklius ir priemones terminijos tvarkymo srityje;
• ES prekių ženklų ir dizainų grupė, administruojanti visą ES prekių ženklų ir dizainų vertimo procesą;
• Projektų valdymo biuras (PMO), kuris koordinuoja įvairių Centro departamentų ir skyrių strateginius projektus ir taip užtikrina, kad veiksmingi verslo sprendimai būtų sėkmingai ir tvariai įgyvendinami ir kad būtų pagerintos paslaugos klientams ir vidaus darbuotojams.

Tarpinstitucinė IATE grupė

Tarpinstitucinė IATE grupė ir „EurTerm“ (tarpinstitucinės terminologų bendradarbiavimo platformos) koordinatorius Vertimo centre dirba IATE projekto partnerių vardu.