Vertimo departamentas – didžiausias Vertimo centro departamentas, kuriame dirba daugiau kaip pusė organizacijos darbuotojų. Jį sudaro trys kalbų grupės ir Išorės ryšių ir komunikacijos skyrius.

Išorės ryšių ir komunikacijos skyrius

Išorės ryšių ir komunikacijos skyrius palaiko ryšį su Vertimo centro klientais, kad nustatytų jų poreikius ir įvertintų, ar šie buvo patenkinti. Šis skyrius rengia nuolatinius klientų vizitus, periodines apklausas ir apžvelgia klientų atsiliepimus.

Bendradarbiaudami su klientais, skyriaus darbuotojai rengia mokymo sesijas, seminarus ir pristatymus Vertimo centro vertėjams, kad išplėstų jų žinias apie labai specializuotas klientų veiklos sritis ir procedūras. Šie darbuotojai taip pat rengia pristatymus klientams, siekdami padėti jiems geriau suprasti, kokį vaidmenį atlieka Vertimo centras ir kokias paslaugas jis teikia.

Šis skyrius taip pat atsakingas už vidaus ir išorės komunikaciją. Jis platina informaciją, pateikdamas naujienas Vertimo centro intranete, interneto svetainėje ir klientų portale. Skyrius taip pat rengia ir koordinuoja tikslinius leidinius, pvz., metinę veiklos ataskaitą ir svarbiausių metų įvykių ataskaitą, taip pat įvairias brošiūras ir naujienlaiškius. Be to, skyriaus darbuotojai organizuoja įvairius daugiakalbystės skatinimo renginius.

Vertėjai (kalbų grupės)

Kiekviena kalbų grupė padalyta į vertėjų komandas – po vieną kiekvienai oficialiajai ES kalbai. Kiekvienos komandos dydis priklauso nuo vertimo į tikslinę kalbą darbo krūvio. Visi vertėjai verčia į savo gimtąją kalbą. Jų išsilavinimas įvairus, tačiau daugiausia susijęs su kalbomis.

Vertėjams visos profesinės veiklos metu Vertimo centre teikiami mokymai – tiek kalbų kursai (tobulinant turimus kalbų įgūdžius ir mokantis naujų kalbų), tiek su konkrečia klientų veikla susiję mokymai.

Vidaus vertėjai verčia ir tikrina dokumentus ir prekių ženklus. Be to, jie rengia vaizdo įrašų subtitrus, sudarinėja glosarijus ir prisideda prie tarpinstitucinės terminų bazės IATE kūrimo.

Vidaus vertėjai, kaip kalbos specialistai, užtikrina teikiamų vertimų kalbos kokybę. Tai taikoma tiek Vertimo centro viduje verčiamiems tekstams, tiek tekstams, kurie yra užsakomi iš specializuotų išorės kalbos paslaugų teikėjų.

Taikydamas išorės vertimo paslaugomis ir vidaus kokybės kontrole pagrįstą verslo modelį, Vertimo centras tapo visų su vertimo tikrinimu susijusių aspektų informacijos punktu.

Pagalbinių paslaugų departamentas yra Vertimo centro veiklos ašis ir varomoji jėga, užtikrinanti, kad paslaugos būtų teikiamos sklandžiai ir veiksmingai.

Šį departamentą sudaro Darbo srauto valdymo skyrius ir Verslo plėtros ir darbo srauto pagalbinių paslaugų skyrius.

Darbo srauto valdymo skyrius

Darbo srauto valdymo skyrius yra atsakingas už Vertimo centro klientų užsakymų tvarkymą – nuo užsakymo gavimo iki galutinio dokumento pateikimo. Vertimo centro veikla daugiausia paremta preliminariosiomis sutartimis.

Darbo srauto valdymo skyriaus darbuotojai:

• priima, analizuoja ir tvirtina užsakymus, prireikus tardamiesi su klientais;
• paskirsto vertimo, tikrinimo, redagavimo ir terminologinius darbus vidaus ir laisvai samdomiems vertėjams;
• užtikrina, kad rinkmenos, su kuriomis turi dirbti vertėjai, yra tinkamos redaguoti ir kad dokumentai yra tinkamai sutvarkyto formato prieš juos išsiunčiant klientui;
• naudoja kalbos technologijos priemones klientų atsiųstoms rinkmenoms apdoroti;
• užtikrina, kad visi darbai klientams būtų pateikiami sutartu laiku ir reikiamu formatu;
• kaupia sąskaitų duomenis.

Darbo srauto valdymo skyrius teikia lingvistinę ir techninę paramą vertėjams per vertimo darbo srauto sistemą. Be to, šio skyriaus darbuotojai organizuoja įvairių savo veiklos sričių (pvz., technologijų naudojimo) mokymus.

Verslo plėtros ir darbo srauto pagalbinių paslaugų skyrius

Verslo plėtros ir darbo srauto pagalbinių paslaugų skyrių sudaro kelios grupės:

• verslo plėtros grupė, kurios tikslas – stebėti lingvistinių paslaugų srities tendencijas ir inovacijas (priemones, darbo metodus ir naujas paslaugas) ir analizuoti, kaip Centras galėtų kuo geriau padėti savo klientams tenkinti savo komunikacijos poreikius;
• tekstyno ir terminologijos valdymo grupė, kuri teikia specializuotus kalbos išteklius ir priemones terminologijos, pagalbinių dokumentų, vertimo atminčių ir automatinio vertimo srityse ir juos prižiūri;
• ES prekių ženklų ir dizainų grupė administruoja visą ES prekių ženklų ir dizainų vertimo procesą.
• Galiausiai Centre yra IATE paramos ir plėtros grupė ir „EurTerm“ (tarpinstitucinės terminologų bendradarbiavimo platformos) koordinatorius.

Administracijos departamentas teikia administracinę ir techninę pagalbą žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir strateginio planavimo, teisės reikalų, viešųjų pirkimų, apskaitos, ūkinės veiklos ir saugos srityse.

Apskaitininkas

Valdyba paskiria apskaitininką, kuris nepriklausomai vykdo savo užduotis. Apskaitininkas ir jo komanda yra atsakingi už pajamų, išlaidų ir sąskaitų valdymą pagal taikomas taisykles ir reglamentus. Apskaitininkas atsakingas už iždo valdymą ir su Vertimo centro veikla susijusių sąskaitų išrašymą. Atlikdamas šias užduotis, apskaitininkas glaudžiai bendradarbiauja su Europos Komisija, Europos Audito Rūmais ir išorės auditoriais.

Biudžeto ir strateginio planavimo skyrius

Biudžeto ir strateginio planavimo skyrius užtikrina, kad Vertimo centro finansai būtų valdomi tinkamai, laikantis taikomų taisyklių ir reglamentų. Šis skyrius koordinuoja, kaip sudaromas ir įgyvendinamas Vertimo centro biudžetas, taip pat palaiko glaudų ryšį su klientais, kad jų biudžeto prognozes įtrauktų į Vertimo centro pajamų biudžetą.

Kita svarbi užduotis – finansinių sandorių ex ante ir ex post patikrinimai.

Skyrius koordinuoja, kaip rengiama ir įgyvendinama Vertimo centro daugiametė strategija ir daugiametės darbo programos. Taip pat šis skyrius padeda rengti metinę veiklos ataskaitą. Be to, skyrius koordinuoja ir stebi, kaip įgyvendinamos rizikos valdymo ir vidaus kontrolės priemonės.

Teisės reikalų skyrius

Ūkinės veiklos ir saugos grupė

Ūkinės veiklos ir saugos grupė užtikrina, kad Vertimo centro darbuotojai, duomenys, pastatai ir įranga būtų tinkamai apsaugoti nuo visų grėsmių jų saugumui ir kad būtų įgyvendintos sveikatos ir saugos taisyklės. Grupė valdo kilnojamąjį ir nekilnojamąjį turtą ir yra atsakinga už verslo tęstinumo koordinavimą, jei Vertimo centro veikla būtų smarkiai sutrikdyta. Be to, grupė skatina Vertimo centre naudoti aplinką tausojančias priemones ir didina darbuotojų informuotumą apie atliekų tvarkymą.

Žmogiškųjų išteklių skyrius

Žmogiškųjų išteklių skyrius rengia, koordinuoja ir įgyvendina žmogiškųjų išteklių politiką, konsultuoja Vertimo centro vadovus bei darbuotojus ir teikia jiems rekomendacijas žmogiškųjų išteklių valdymo klausimais. Visų pirma šio skyriaus darbuotojai renka ir įdarbina darbuotojus bei stažuotojus, taip pat rūpinasi jų karjera (mokymu, įgūdžių lavinimu, vertinimu ir paaukštinimu). Šis skyrius taip pat atsakingas už biudžeto ir finansinius reikalus, susijusius su darbuotojų išlaidomis.

Kasdieniam Vertimo centro darbui būtinos moderniausios kompiuterinės programos ir įranga. IT departamentą sudaro trys skyriai: Techninės pagalbos skyrius, IT infrastruktūros skyrius ir Projektavimo skyrius, taip pat Projektų valdymo tarnyba.

Projektų valdymo tarnyba

Projektų valdymo tarnyba koordinuoja skirtingų Vertimo centro departamentų ir skyrių strateginius projektus, taip užtikrindama, kad būtų sėkmingai ir tvariai įgyvendinami veiksmingi verslo sprendimai. Taip užtikrinamos geresnės paslaugos tiek klientams, tiek vidaus darbuotojams.

Projektavimo skyrius

Projektavimo skyrius projektuoja, kuria ir prižiūri IT taikomąsias programas ir duomenų bazes, kurių reikia Vertimo centro veiklai.

Be to, skyrius valdo ne vidaus IT sprendimus ir paslaugas, įsigytas iš išorės tiekėjų, pvz., teikiamas kitų institucijų arba privačių bendrovių, taip pat prisideda prie šių sprendimų ir paslaugų tyrimo, integravimo ir įgyvendinimo Vertimo centro IT aplinkoje.

Techninės pagalbos skyrius

Techninės pagalbos skyrius yra bendras ryšių punktas vidaus ir išorės naudotojams. Skyrius sprendžia visas problemas ir atsako į informacijos užklausas, susijusias su įvairiomis informacinių technologijų sritimis (aparatine įranga, programine įranga, telekomunikacijomis ir infrastruktūra). Šio skyriaus darbuotojai tvarko visą asmeninę aparatinę įrangą, programinę įrangą ir verslo sprendimus, siekdami užtikrinti, kad kiekvienoje darbo vietoje būtų nuosekli ir didelio pajėgumo IT architektūra.

IT infrastruktūros skyrius

IT infrastruktūros skyriaus darbuotojai teikia ir prižiūri centralizuotą IT infrastruktūrą, kurią naudodamas Vertimo centras gali vykdyti savo užduotis. Taikydami Tęstinumo ir atkūrimo planą, jie užtikrina, kad ši infrastruktūra būtų atspari trikdžiams. Skyrius rūpinasi su Vertimo centru susijusių duomenų ir klientų bei partnerių teikiamų duomenų prieinamumu ir saugumu, taip pat valdo duomenų centrus ir debesijos paslaugas, kurias taikant saugomi ir apdorojami Vertimo centro veiklai reikalingi pajėgumai. Skyriaus darbuotojai visas užduotis atlieka glaudžiai bendradarbiaudami su duomenų apsaugos pareigūnu, saugumo pareigūnu ir vietos informacinių technologijų saugumo pareigūnu.