Kad galėtų patenkinti savo klientų poreikius, Vertimo centras dirba su išorės vertimo, redagavimo, terminologijos, subtitravimo, transkribavimo ir kitų kalbos paslaugų teikėjais. Centras užsako šias paslaugas iš trečiųjų šalių pagal preliminariąsias ar specialiąsias sutartis, atsižvelgdamas į paslaugos rūšį, kalbų kombinaciją ir kliento pageidaujamą sritį.

Image
Freelance

Preliminariosios sutartys pasirašomos su paslaugų teikėjais, kurie laimi Vertimo centro organizuotus konkursus. Šios sutartys galioja vienus metus ir pagal nebylų susitarimą gali būti savaime pratęsiamos tolesniems vienų metų laikotarpiams, tačiau bendra trukmė negali viršyti ketverių metų. Kai klientas pateikia užsakymą, jis siunčiamas išorės paslaugų teikėjų grupei. Užsakymas siunčiamas visiems išorės paslaugų teikėjams, o darbas atitenka tam išorės paslaugų teikėjui, kuris sąraše yra aukščiausioje vietoje iš visų per tam tikrą laikotarpį teigiamai atsakiusių išorės paslaugų teikėjų. Centras su išorės kalbos paslaugų teikėju sudaro specialiąją sutartį konkrečios kalbos paslaugos ir preliminariosiose sutartyse nenumatytų sričių atvejais arba kai nė vienas iš preliminariosios sutarties sąraše esančių rangovų negali atlikti darbo.

Centro taikomas modernus, aktyvus paslaugų užsakymo trečiosioms šalims modelis grindžiamas trimis pagrindiniais elementais: išorės kalbos paslaugų teikėjais ekspertais, dinamiško vertinimo (eiliškumo keitimo) sistema (šią sistemą institucijoms ES pirmą kartą pristatė Centras), kuria užtikrinama, kad naudojamasi geriausių kalbos paslaugų teikėjų paslaugomis, ir kalbos išteklių teikimu išorės paslaugų teikėjams, siekiant padėti jiems atlikti savo darbą.

Visi išorės paslaugų teikėjų atlikti Centrui pateikti darbai turi būti pakankamai aukštos kokybės – jie turi būti tokie, kad jų nereikėtų papildomai tikrinti Centre. Tačiau visus darbus naudodamiesi vertinimo forma sistemingai peržiūri vidaus kalbos specialistai tam, kad įsitikintų atliktų darbų tinkamumu, – tai pagrindinė Centro kokybės užtikrinimo tikslais atliekamo šių paslaugų teikėjų vertinimo dalis. Formoje nurodomas ne tik bendras darbo kokybės vertinimas, bet ir, prireikus, išsami informacija apie nustatytų klaidų rūšį. Centras daug dėmesio skiria teksto užbaigtumui ir tikslumui, tiksliam pagalbinių dokumentų ir paskelbtos medžiagos citavimui, nurodymų laikymuisi, taip pat terminologijos ir stiliaus nuoseklumui. Centras kalbos paslaugas iš išorės paslaugų teikėjų daugiausia užsako 24 oficialiosiomis ES kalbomis, tačiau užsakomos ir ne ES kalbomis, kaip antai islandų, norvegų, arabų, rusų, serbų, kinų, japonų, hebrajų, farsi ir kt., teikiamos paslaugos.

Vertimo centras paprastai dirba pagal preliminariąsias sutartis, taikydamas dinamiško eiliškumo sistemą. 

Centras vykdo visų kalbos paslaugų, kurias jam teikia išorės paslaugų teikėjai, kokybės kontrolę.

Kiekvieną užsakymą naudodamiesi standartine vertinimo forma vertina Centro vidaus tikrintojai. Kai išorės vertimo paslaugų teikėjui atliktam darbui skiriamas itin aukštos kokybės įvertinimas (žymima „+1“) arba jis yra nepriimtinas dėl prastos kokybės (žymima „-1“), toks darbas persiunčiamas Centro vertinimo komitetui, kurį sudaro nepriklausomi skirtingų departamentų nariai. Jei komitetas pradinį vertinimą patvirtina, prie rangovui iš pradžių skirto taškų kiekio pridedamas arba iš jo atimamas tam tikras kiekis taškų (kiek, nurodyta preliminariojoje sutartyje) ir dėl to rangovas eiliškumo sąraše atitinkamai pakyla į aukštesnę arba nusileidžia į žemesnę poziciją. Kai nusprendžiama, kad išorės vertimo paslaugų teikėjo atliktas darbas yra priimtinos kokybės (žymima „0“), t. y., pateiktas darbas yra tokio lygio, kokio pagrįstai tikimasi iš profesionalaus lingvisto, paslaugų teikėjo vieta eiliškumo sąraše nekinta.

Taip užtikrinama, kad paslaugų teikėjo vieta sąraše atitiktų faktinę sutarties galiojimo laikotarpiu teikiamos paslaugos kokybę.

Vykdoma ir pagal derybų procedūras išorės vertimo paslaugų teikėjui užsakytų darbų kokybės kontrolė, tačiau jie nėra įtraukiami į šią dinamiško eiliškumo sistemą, taikomą tik preliminariosioms sutartims, kurias Centras pasirašė su rangovais.

Dinamiško eiliškumo sistema yra vienas iš Centro kokybės užtikrinimo modelio privalumų. Dėl jos Centras geba itin greitai reaguoti ir tai padeda ilgainiui užtikrinti visuomet gerą kokybę.