Il dipartimento Traduzione è il più grande dipartimento del Centro e accoglie oltre la metà dell'intero personale.  Si compone di tre gruppi linguistici e della sezione Relazioni esterne e comunicazione.

Sezione Relazioni esterne e comunicazione

Le sezione Relazioni esterne e comunicazione mantiene i contatti con i clienti del Centro per individuarne le esigenze e valutarne il grado di soddisfazione attraverso regolari visite, indagini periodiche e la gestione dei relativi riscontri.

In collaborazione con i clienti, la sezione organizza corsi di formazione, workshop e presentazioni per i traduttori del Centro, in modo che possano approfondire le proprie conoscenze sulle procedure e sui campi di attività altamente specializzati dei clienti. Analogamente, la sezione organizza presentazioni anche per gli stessi clienti, per aiutarli a comprendere meglio il ruolo e i servizi del Centro di traduzione.

La sezione è altresì responsabile della comunicazione interna ed esterna: si occupa di divulgare le informazioni pubblicando periodicamente notizie sull’intranet, sul sito web e sul portale clienti del Centro. Inoltre, prepara e coordina pubblicazioni mirate, come la relazione annuale di attività e la relazione «Highlights of the year» (momenti salienti dell’anno), oltre a una serie di opuscoli e newsletter. Organizza infine diversi eventi per promuovere il multilinguismo.

I traduttori (gruppi linguistici)

Ciascun gruppo linguistico è suddiviso in gruppi di traduzione, uno per ciascuna lingua ufficiale dell’UE. La dimensione di ogni gruppo varia a seconda del carico di lavoro di traduzione in ciascuna lingua di arrivo. I traduttori traducono verso la propria lingua madre e hanno formazioni accademiche diverse, per lo più in campo linguistico.

I traduttori seguono formazioni nel corso di tutta la loro vita professionale presso il Centro, sia in termini di apprendimento delle lingue (con l’ampliamento delle competenze linguistiche esistenti e l’acquisizione di nuove lingue) sia in termini di attività specifiche per cliente.

I traduttori interni traducono e rivedono documenti e marchi, curano la sottotitolazione di video, compilano glossari e contribuiscono all’arricchimento della base terminologica interistituzionale IATE.

In qualità di linguisti, i traduttori interni garantiscono la qualità linguistica delle traduzioni fornite.  Questo vale sia per i testi tradotti internamente sia per quelli affidati a fornitori specializzati di servizi linguistici esterni.

In virtù del proprio modello operativo basato sull’esternalizzazione e il controllo interno della qualità, il Centro è diventato un punto di riferimento per tutti gli aspetti della revisione delle traduzioni.

Come in ogni organizzazione dotata di processi collaudati, il Centro di traduzione si avvale di un singolo centro nevralgico delle proprie operazioni, che vi funge da forza motrice: il dipartimento Supporto alla traduzione.

È costituito dalla sezione Gestione dei processi di lavoro e dalla sezione Sviluppo operativo e supporto ai processi di lavoro.

Sezione Gestione dei processi di lavoro

La sezione Gestione dei processi di lavoro si occupa di evadere in modo razionale le richieste di servizi linguistici del Centro, dalla ricezione degli ordini alla consegna del documento finale. Il Centro lavora principalmente sulla base di contratti quadro.

I membri della sezione Gestione dei processi di lavoro si occupano di:

• ricevere, analizzare e convalidare le richieste, se necessario negoziandone le condizioni con i clienti;
• assegnare i lavori di traduzione, revisione, editing e terminologici ai traduttori interni e ai freelance;
• garantire che i file su cui i traduttori devono lavorare siano modificabili e che i documenti siano correttamente formattati prima della loro consegna al cliente;
• utilizzare gli strumenti tecnici in campo linguistico per trattare, per quanto possibile, i documenti in entrata;
• far sì che tutti i lavori siano consegnati ai richiedenti entro il termine concordato e nella forma richiesta;
• registrare i dati da utilizzare ai fini della fatturazione.

La sezione fornisce supporto linguistico e tecnico ai traduttori durante tutto il processo di traduzione.  Inoltre, eroga corsi di formazione nei vari settori specialistici in cui opera (ad es. l’uso delle tecnologie).

Sezione Sviluppo operativo e supporto ai processi di lavoro

La sezione Sviluppo operativo e supporto ai processi di lavoro include diverse sottosezioni:

• la funzione Sviluppo operativo, il cui scopo è quello di monitorare le tendenze e le innovazioni nell’ambito dei servizi linguistici (strumenti, metodi di lavoro e nuovi servizi) e studiare in che modo il Centro può aiutare i  clienti a soddisfare le proprie esigenze comunicative;
• il gruppo Gestione corpora linguistici e terminologia, che si occupa della fornitura e manutenzione di risorse e strumenti linguistici specializzati nel campo della terminologia, dei documenti di riferimento, delle memorie di traduzione e della traduzione automatizzata;
• il gruppo Marchi, disegni e modelli UE che gestisce l’intero flusso di lavoro per la traduzione dei marchi e dei disegni e modelli dell’UE;
• infine, il gruppo Supporto e sviluppo IATE e il coordinatore di EurTerm (la piattaforma collaborativa interistituzionale per terminologi), che sono ospitati presso la sede del Centro.

Il dipartimento Amministrazione fornisce supporto amministrativo e tecnico nei settori delle risorse umane (RU), della pianificazione strategica e di bilancio, degli affari giuridici, delle gare d’appalto, della contabilità nonché delle infrastrutture e della sicurezza.

Contabile

Il contabile è nominato dal consiglio di amministrazione ed è indipendente nell’esercizio delle sue funzioni.  Il contabile e il suo team sono responsabili della gestione delle entrate, delle spese e dei conti conformemente alle norme e ai regolamenti applicabili.  Il contabile è responsabile della gestione della tesoreria e della fatturazione relativa alle attività del Centro.  Per adempiere a questi compiti, il contabile collabora strettamente con la Commissione europea, la Corte dei conti europea e i revisori esterni.

Sezione Pianificazione strategica e di bilancio

La sezione Pianificazione strategica e di bilancio garantisce che la gestione finanziaria del Centro abbia luogo correttamente e sia conforme alle norme e ai regolamenti applicabili. La sezione coordina la definizione e il follow-up del bilancio del Centro e mantiene stretti contatti con i suoi clienti per iscriverne le previsioni di spesa alla voce entrate del Centro.

Un altro compito importante è la verifica ex ante ed ex post delle operazioni finanziarie.

La sezione coordina la preparazione e l’attuazione della strategia e dei programmi di lavoro pluriennali del Centro, contribuendo anche a redigere la relazione annuale di attività.  Inoltre, coordina e monitora l’attuazione della gestione dei rischi e del controllo interno.

Sezione Affari giuridici

Gruppo Logistica e sicurezza

Il gruppo Logistica e sicurezza garantisce che il personale, i dati, gli edifici e le attrezzature del Centro siano adeguatamente protetti contro qualsiasi minaccia alla loro sicurezza e che siano attuate le norme in materia di salute e di sicurezza. Il gruppo gestisce beni mobili e immobili ed è incaricato del coordinamento della continuità operativa in caso di gravi interruzioni delle operazioni del Centro. Inoltre, promuove misure ecocompatibili presso il Centro e sensibilizza il personale in merito alla gestione dei rifiuti.

Sezione Risorse umane

La sezione Risorse umane sviluppa, coordina e attua le politiche in materia di RU fornendo consulenza e orientamenti alla direzione e al personale del Centro in questioni a esse collegate. In particolare, il suo ruolo è legato alla selezione, all’assunzione e allo sviluppo professionale del personale e dei tirocinanti (formazione, gestione delle capacità, valutazione e promozione).  La sezione è altresì responsabile delle questioni di bilancio e finanziarie relative alle spese per il personale.

Applicazioni e apparecchiature informatiche all’avanguardia sono essenziali per il lavoro giornaliero del Centro. Il dipartimento Informatica si compone dell’ufficio Gestione progetti e di tre sezioni: Sviluppo, Assistenza tecnica e Infrastruttura delle tecnologie dell’informazione (TI).

Ufficio Gestione progetti

Coordina i progetti strategici nei diversi dipartimenti e sezioni del Centro, in modo da garantire l’attuazione ottimale e sostenibile di soluzioni operative efficaci, con un miglioramento dei servizi sia per i clienti che per il personale interno.

Sezione Sviluppo

La sezione Sviluppo concepisce, crea e gestisce le applicazioni informatiche e le banche dati necessarie al funzionamento del Centro.

Gestisce inoltre soluzioni informatiche non-interne e servizi acquistati da fornitori esterni, come quelli forniti da altre istituzioni o aziende private, e contribuisce alla ricerca in tale campo nonché alla relativa integrazione e attuazione nell’ambiente informatico del Centro.

Sezione Assistenza tecnica

La sezione Assistenza tecnica è il punto di contatto unico per utenti sia interni sia esterni nel far fronte a tutti i problemi e alle richieste di informazioni nei vari settori della TI: hardware, software, telecomunicazioni e infrastruttura. Gestisce tutte le soluzioni personali hardware, software e operative per dotare ciascuna postazione di lavoro di un’architettura informatica coerente e potente.

Sezione Infrastruttura TI

La sezione Infrastruttura TI fornisce e mantiene in funzione le infrastrutture informatiche centralizzate che consentono al Centro di realizzare i propri obiettivi, garantendone la resilienza per mezzo di un piano di continuità e di recupero. La sezione supervisiona la disponibilità e la sicurezza dei dati relativi al Centro nonché di quelli forniti da clienti e partner, e gestisce i centri di dati e i servizi cloud che ospitano la funzionalità di memorizzazione e di elaborazione necessaria per le operazioni del Centro. Questa sezione svolge tutte le sue attività in stretta collaborazione con il responsabile della protezione dei dati, il responsabile della sicurezza e il responsabile della sicurezza informatica locale.