Il Centro di traduzione collabora con fornitori di servizi linguistici esterni per la traduzione, l’editing, la terminologia, la sottotitolazione, la trascrizione e altri servizi linguistici necessari per soddisfare le esigenze dei propri clienti. Per esternalizzare questi servizi, il Centro ricorre a contratti quadro o specifici a seconda del tipo di servizio, della combinazione linguistica e del settore specifico del cliente
I contratti quadro sono conclusi con i fornitori di servizi che hanno vinto i bandi di gara organizzati dal Centro. Tali contratti sono validi per un anno e possono essere rinnovati tacitamente per ulteriori periodi di un anno, senza tuttavia superare una durata complessiva di quattro anni. I contraenti vengono contattati tramite incarichi di gruppo quando i clienti effettuano un ordine. L’ordine è inviato a tutti i contraenti e il lavoro viene assegnato al contraente che figura nella posizione più alta della classifica tra tutti coloro che rispondono positivamente entro un determinato lasso di tempo. I contratti specifici vengono conclusi tra il Centro di traduzione e fornitori di servizi linguistici esterni per un servizio linguistico particolare e un campo non coperto da un contratto quadro oppure nel caso in cui nessun contraente dell’elenco quadro sia in grado di svolgere il lavoro.
Il modello di esternalizzazione moderno e proattivo in atto presso il Centro si basa su tre elementi principali: fornitori di servizi linguistici esterni esperti, un sistema di valutazione dinamico basato sulla riclassificazione (introdotto per la prima volta nelle istituzioni dell’UE dal Centro) che assicura che vengano impiegati i migliori fornitori di servizi linguistici e la disponibilità di risorse linguistiche per i fornitori di servizi esterni al fine di aiutarli nel loro lavoro.
Tutti i lavori realizzati esternamente e consegnati al Centro dai fornitori di servizi linguistici esterni devono essere di qualità sufficientemente elevata, tale da poter essere utilizzabili tal quali, senza alcuna ulteriore revisione da parte del Centro. Tuttavia, nel contesto della valutazione di questi fornitori esterni di traduzioni, a fini di garanzia della qualità da parte del Centro, tutti i lavori vengono sistematicamente rivisti da linguisti interni in base a una scheda di valutazione per assicurarsi che siano idonei allo scopo. La scheda contiene non solo una valutazione complessiva della qualità del lavoro, ma anche, se necessario, informazioni dettagliate sui tipi di errori rilevati.Il Centro si concentra sulla completezza e sulla precisione sulla correttezza delle citazioni dei documenti di riferimento e del materiale pubblicato, sulla conformità con le istruzioni nonché sulla coerenza terminologica e stilistica. Il Centro esternalizza servizi linguistici principalmente nelle 24 lingue ufficiali dell’UE, ma anche in altre lingue extra UE, quali islandese, norvegese, arabo, russo, serbo, cinese, giapponese, ebraico, farsi ecc.
Il Centro di traduzione lavora in genere con contratti quadro basati su un sistema dinamico di graduatorie.
Il Centro svolge controlli di qualità su tutto il lavoro fornito dai suoi contraenti.
Ogni incarico viene valutato da revisori interni del Centro utilizzando una scheda di valutazione standard. Quando la qualità di un lavoro esternalizzato viene giudicata come eccezionalmente elevata (indicata con +1) o inaccettabilmente carente (indicata con -1), il lavoro viene inoltrato al comitato di valutazione del Centro, che è composto da membri indipendenti provenienti da diversi dipartimenti. Se la valutazione iniziale è confermata dal comitato, viene aggiunto o detratto un certo numero di punti da quelli inizialmente assegnati al contraente (come stabilito nel contratto quadro) e l’interessato può salire o scendere in graduatoria di conseguenza. Quando la qualità di un lavoro esternalizzato è giudicata accettabile (indicata con 0), ossia il lavoro fornito è di un livello che si può ragionevolmente attendere da un linguista professionista, la posizione in graduatoria del contraente rimane invariata.
In questo modo si garantisce che la graduatoria dei contraenti rifletta l’effettiva qualità del servizio offerto per tutta la durata del contratto.
Anche i lavori esternalizzati realizzati nell’ambito di procedure negoziate sono controllati dal punto di vista qualitativo secondo la stessa procedura, ma sono esclusi da questo sistema dinamico di graduatorie, che si applica solo ai contratti quadro che il Centro ha firmato con i propri fornitori.
La dinamicità delle graduatorie è uno dei punti di forza del modello di garanzia della qualità del Centro in quanto lo rende altamente reattivo e gli consente di garantire una buona qualità a un livello costante nel tempo.