Käännöskeskus tekee yhteistyötä ulkoisten kielipalvelujen tarjoajien kanssa kääntämisen, editoinnin, termityön, tekstittämisen, transkription ja muiden kielipalvelujen alalla. Ulkoiset palveluntarjoajat tekevät näitä töitä tarpeen mukaan, jotta käännöskeskuksen asiakkaiden tarpeet voidaan täyttää. Käännöskeskus käyttää näiden palvelujen ulkoistamista varten joko puitesopimuksia tai erityissopimuksia asiakkaan edellyttämän palvelun tyypin, kieliyhdistelmän ja alan mukaan.
Puitesopimukset tehdään käännöskeskuksen järjestämissä tarjouskilpailuissa valittujen palveluntarjoajien kanssa. Nämä sopimukset ovat voimassa vuoden, ja ne voidaan uusia hiljaisella sopimuksella aina vuodeksi kerrallaan kuitenkin siten, että kokonaiskesto on enintään neljä vuotta. Kun asiakkaat tilaavat jonkin työn, alihankkijoille lähetetään ns. ryhmätoimeksianto. Tilaus lähetetään siis kaikille alihankkijoille, ja toimeksiannon saa se alihankkija, joka sijoittuu ensimmäiseksi kaikkien niiden alihankkijoiden luettelossa, jotka ilmoittavat tiettyyn kellonaikaan mennessä olevansa käytettävissä. Käännöskeskuksen ja ulkoisen kielipalvelujen tarjoajan välillä tehdään erityissopimuksia tietyistä kielipalveluista ja aloista, joita puitesopimus ei kata, tai jos yksikään puitesopimuksen luettelossa oleva alihankkija ei pysty ottamaan työtä vastaan.
Käännöskeskuksessa käytössä oleva nykyaikainen ja ennakoiva ulkoistamismalli perustuu kolmeen pääosaan: kielipalvelujen ulkoiset asiantuntijatoimittajat;(jatkuvasti muuttuva) dynaaminen arviointijärjestelmä (jonka käännöskeskus otti ensimmäisenä käyttöön EU:ssa), joka varmistaa parhaiden kielipalvelujen tarjoajien käytön; ja lingvististen resurssien tarjoaminen ulkoisille palveluntarjoajille auttamaan heitä työssään.
Kaikkien ulkoisesti tuotettujen ja ulkoisten kielipalvelujen tarjoajien käännöskeskukselle toimittamien töiden on oltava niin laadukkaita, että niitä voitaisiin käyttää sellaisenaan, ilman keskuksen lisätarkistusta. Käännöskeskuksen sisäiset lingvistit tarkistavat kuitenkin järjestelmällisesti kaikki työt palveluntarjoajia koskevan laadunvarmistusjärjestelmän olennaisena osana. Siinä käytetään arviointilomaketta, jolla varmistetaan käännösten soveltuvuus käytettäviksi. Lomakkeessa annetaan työn laadun yleisen arvioinnin lisäksi tarvittaessa myös yksityiskohtaista tietoa havaittujen virheiden tyypistä. Käännöskeskus keskittyy täydellisyyteen ja tarkkuuteen, viiteasiakirjojen ja julkaistun aineiston asianmukaiseen lainaamiseen, ohjeiden noudattamiseen sekä termien ja tyylin johdonmukaisuuteen. Käännöskeskus teettää kielipalveluja alihankintana pääosin EU:n 24 virallisella kielellä mutta myös muilla kuin EU:n kielillä, esimerkiksi islannin, norjan, arabian, venäjän, serbian, kiinan, japanin, heprean ja farsin kielellä.
Käännöskeskus käyttää pääsääntöisesti dynaamiseen arviointijärjestelmään perustuvia puitesopimuksia.
Käännöskeskus tekee laatutarkastuksia kaikkeen sen alihankkijoiden toimittamaan työhön.
Käännöskeskuksen sisäiset tarkastajat arvioivat jokaisen toimeksiannon käyttämällä vakiomuotoista arviointilomaketta. Kun ulkoistetun työn laadun arvioidaan olevan poikkeuksellisen hyvä (merkintä +1) tai niin heikko, että sitä ei voida hyväksyä (merkintä -1), työ välitetään käännöskeskuksen arviointikomitealle, joka koostuu eri osastojen riippumattomista jäsenistä. Jos komitea vahvistaa alkuperäisen arvioinnin, alihankkijalle alun perin annettuihin pisteisiin (määritetty puitesopimuksessa) lisätään tai niistä vähennetään tietty määrä pisteitä, ja sen mukaan alihankkijan sijoitus luettelossa voi nousta tai laskea. Jos ulkoistetun työn laadun arvioidaan olevan hyväksyttävä (merkintä 0), eli tehty työ on tasolla, jota voidaan kohtuullisesti edellyttää kielen ammattilaiselta, alihankkijan sijoitus ei muutu.
Näin varmistetaan, että alihankkijoiden järjestys perustuu tarjottujen palvelujen todelliseen laatuun koko sopimuskauden ajan.
Neuvottelumenettelyjen nojalla tehtyjen ulkoistettujen töiden laatu tarkastetaan saman menettelyn mukaan. Ne eivät kuitenkaan kuulu tähän dynaamiseen arviointijärjestelmään, joka koskee vain käännöskeskuksen alihankkijoidensa kanssa tekemiä puitesopimuksia.
Dynaaminen arviointijärjestelmä on yksi käännöskeskuksen laadunvarmistusmallin vahvuuksista. Sen avulla keskus voi reagoida nopeasti, ja se auttaa varmistamaan, että laatu on koko ajan tasaisen hyvää.