Tõlkeosakond on tõlkekeskuse suurim osakond ja selles töötab üle poole tõlkekeskuse töötajatest. Tõlkeosakond koosneb kolmest keelerühmast ning välissuhete ja suhtekorralduse talitusest.

Välissuhete ja suhtekorralduse talitus

Välissuhete ja suhtekorralduse talitus suhtleb tõlkekeskuse klientidega, et teha kindlaks nende vajadused ja hinnata nende rahulolu. Ta teeb seda korrapäraste kliendikülastuste, perioodiliste ülevaadete ja klientide tagasiside analüüsimise teel.

Talitus korraldab koostöös klientidega tõlkekeskuse tõlkijatele koolitusi, õpikodasid ja esitlusi, et täiendada nende teadmisi klientide spetsiifiliste tegevusvaldkondade ja töökorralduse alal. Ta korraldab esitlusi ka klientidele, et nad mõistaksid paremini tõlkekeskuse funktsiooni ja teenuseid.

Välissuhete ja suhtekorralduse talitus vastutab ka tõlkekeskuse sise- ja välissuhtluse eest. Regulaarsete uudiste vormis levitatakse teavet tõlkekeskuse intranetis, veebilehel ja kliendiportaalis. Talitus koostab ja koordineerib sihipäraste väljaannete väljaandmist, nagu iga-aastased tegevusaruanded ja aasta põhisündmuste aruanne ning mitmed brošüürid ja uudiskirjad. Ta korraldab ka mitmekeelsust edendavaid üritusi.

Tõlkijad (keelerühmad)

Keelerühmad jagunevad ELi ametlike keelte alusel tõlkeüksusteks. Üksuste suurus sõltub sihtkeelde tõlgitavate tekstide mahust. Tõlkijad tõlgivad oma emakeelde ja neil on erinev haridustaust, enamasti keelepõhine.

Tõlkekeskus pakub tõlkijatele keskuses töötamise ajal koolitusi, nii keeleõpet (keeleoskuse parandamine ja uute keelte õppimine) kui ka eri klientide tegevuse alast koolitust.

Koosseisulised tõlkijad tõlgivad ja toimetavad dokumente ja kaubamärke. Nad varustavad subtiitritega videoid, koostavad sõnastikke ja täiendavad institutsioonidevahelist terminibaasi IATE.

Koosseisulised tõlkijad kui keeleeksperdid tagavad tõlgete keelelise kvaliteedi. See kehtib nii sisetõlgete kui ka välistelt keeleteenuste pakkujatelt tellitud tõlgete kohta.

Tänu oma tegevusmudelile, mis põhineb tõlgete allhankel ja asutusesisesel kvaliteedikontrollil, on tõlkekeskusest saanud võrdlusalus tõlgete toimetamise kõigis aspektides.

Tõlketoe osakond on tõlkekeskuse tegevuse keskmes ja selle ülesanne on tagada teenuste pakkumise sujuvus ja tõhusus.

Osakond koosneb töövoo haldamise talitusest ning tegevuse arendamise ja töövoo toe talitusest.

Töövoo haldamise talitus

Töövoo haldamise talitus vastutab tõlkekeskusele esitatud klienditellimuste töötlemise eest alates sissetulevate tellimuste käsitlemisest kuni lõppdokumendi esitamiseni. Tõlkekeskus töötab peamiselt raamlepingute alusel.

Töövoo haldamise talituse liikmed vastutavad järgmise eest:

• tellimuste vastuvõtmine, analüüsimine ja kinnitamine, pidades vajadusel klientidega läbirääkimisi;
• tõlke-, toimetamis-, keeletoimetamis- ja terminoloogiatööde jagamine sise- ja välistõlkijatele;
• tagamine, et tööfailid oleksid redigeeritavad ning dokumendid oleksid enne kliendile üleandmist korrektselt vormindatud;
• keeletehnoloogiavahendite kasutamine sissetulevate failide töötlemiseks;
• tagamine, et tööd antakse tellijatele üle kokkulepitud tähtajal ja nõutud vormingus;
• arveandmete kogumine.

Töövoo haldamise talitus annab tõlkijatele tõlkeprotsessi ajal keele- ja tehnilist tuge. Talitus pakub ka koolitusi oma haldusalasse jäävates valdkondades (nt tehnoloogia kasutamine).

Tegevuse arendamise ja töövoo toe talitus

Tegevuse arendamise ja töövoo toe talitus koosneb järgmistest töörühmadest:

• tegevuse arendamise töörühm, mille eesmärk on jälgida keeleteenuste trende ja uuendusi (vahendid, töömeetodid ja uued teenused) ning analüüsida, kuidas tõlkekeskus saab kõige paremini täita klientide teabe edastamise vajadusi;
• korpuste ja terminoloogia haldamise töörühm, mis pakub ja haldab spetsiifilisi keeleressursse ning -vahendeid terminoloogia, viitedokumentide, tõlkemälude ja masintõlke valdkonnas;
• Euroopa Liidu kaubamärkide ja disainilahenduste töörühm, mis haldab Euroopa Liidu kaubamärkide ja registreeritud ühenduse disainilahenduste tõlkeprotsessi;
• IATE toe- ja arendusrühm ning EurTermi (terminoloogide institutsioonidevaheline koostööplatvorm) koordinaator, kelle tegevus toimub tõlkekeskuses.

Haldusosakond pakub haldus- ja tehnilist tuge personalijuhtimise, eelarve ja strateegia planeerimise, õigusküsimuste, hangete, raamatupidamise, taristu- ja turvateenuste valdkonnas.

Peaarvepidaja

Peaarvepidaja määrab ametisse haldusnõukogu ning ta on oma kohustuste täitmisel sõltumatu. Peaarvepidaja ja tema meeskond vastutavad tulude, kulude ja raamatupidamisarvestuse haldamise eest vastavalt raamatupidamiseeskirjadele. Peaarvepidaja vastutab varahalduse ning tõlkekeskuse tegevusega seotud arveldamise eest. Peaarvepidaja teeb nende ülesannete täitmiseks tihedat koostööd Euroopa Komisjoni, Euroopa Kontrollikoja ja välisaudiitoritega.

Eelarve ja strateegilise planeerimise talitus

Eelarve ja strateegilise planeerimise talitus tagab tõlkekeskuse finantsjuhtimise laitmatu toimimise ning vastavuse kehtivatele õigus- ja haldusnormidele. Talitus koordineerib tõlkekeskuse eelarve koostamist ja jälgib selle täitmist ning peab tihedat sidet tõlkekeskuse klientidega, et kaasata nende eelarveprognoosid tõlkekeskuse eeldatavate tulude kalkulatsiooni.

Oluline ülesanne on ka finantstehingute eel- ja järelkontroll.

Talitus koordineerib tõlkekeskuse mitme aasta strateegia ja tööprogrammide koostamist ja rakendamist. Talitus aitab koostada ka tegevuse aastaaruandeid. Peale selle koordineerib ja jälgib talitus riskijuhtimise ja sisekontrolli rakendamist.

Õigustalitus

Rajatise- ja turvatalitus

Rajatise- ja turvatalitus tagab tõlkekeskuse töötajate, andmete, hoonete ja seadmete hea kaitse julgeolekuohtude eest ning tervise- ja ohutuseeskirjade järgimise. Talitus haldab vallas- ja kinnisvara ning vastutab tegevuse järjepidevuse koordineerimise eest juhtudel, kus tõlkekeskuse töö on tugevalt häiritud. Peale selle edendab talitus tõlkekeskuses keskkonnasäästlikke meetmeid ning teadvustab töötajatele jäätmekäitlust.

Personalitalitus

Personalitalitus töötab välja, koordineerib ja rakendab personalipoliitikat ning nõustab ja suunab tõlkekeskuse juhtkonda personalihalduse küsimustes. Personalitalituse ülesanneteks on eelkõige töötajate ja praktikantide valimine, töölevõtmine ja karjääri kujundamine (koolitus, oskuste juhtimine, arenguvestlused ja edutamine). Talitus vastutab ka personalikulude eelarve- ja finantsaspektide eest.

Ajakohased arvutirakendused ja seadmed on tõlkekeskuse igapäevatööks äärmiselt vajalikud. Infotehnoloogia osakond koosneb neljast talitusest: tugiteenuste talitus, IT-infrastruktuuri talitus, arendustalitus ja projektihaldustalitus.

Projektihaldustalitus

Projektihaldustalitus koordineerib tõlkekeskuse eri osakondade ja talituste strateegiliste projektide elluviimist, tagades tõhusate ärilahenduste eduka ja jätkusuutliku rakendamise. See omakorda tähendab paremaid teenuseid nii klientidele kui ka tõlkekeskuse töötajatele.

Arendustalitus

Arendustalitus kavandab, loob ja hooldab tõlkekeskuse toimimiseks vajalikke IT-rakendusi ja -andmebaase.

Talitus haldab ka välistelt teenusepakkujatelt, nagu teised institutsioonid või eraettevõtjad, ostetud IT-lahendusi ja -teenuseid ning osaleb nende analüüsimises, tõlkekeskuse IT-keskkonda integreerimises ja rakendamises.

Tugiteenuste talitus

Tugiteenuste talitus on sise- ja väliskasutajate ühine kontaktpunkt, mis tegeleb mitmesuguste probleemide lahendamisega ja vastab IT-teabepäringutele riistvara, tarkvara, side ja taristuga seotud küsimustes. Talitus tegeleb töökohtade riistvara, tarkvara ja IT-lahendustega, et tagada terviklik ja tõhus IT-arhitektuur.

IT-infrastruktuuri talitus

IT-infrastruktuuri talitus pakub ja hooldab keskset IT-taristut, mis võimaldab tõlkekeskusel oma eesmärke saavutada, ning tagab, et see oleks järjepidevuse ja taastamise kava kohaselt vastupidav. Talitus jälgib tõlkekeskuse andmete ning klientide ja partnerite esitatud andmete kättesaadavust ja turvalisust ning haldab andmekeskusi ja pilveteenuseid, mis tagavad tõlkekeskuse tegevuseks vajaliku andmesalvestus- ja -töötlemissuutlikkuse. Talitus täidab oma ülesandeid tihedas koostöös andmekaitseametniku, julgeolekuametniku ja kohaliku teabeturbe ametnikuga.