El Centro de Traducción trabaja con proveedores externos de servicios lingüísticos para la traducción, edición, terminología, subtitulado, transcripción y otros servicios lingüísticos en la medida en que sea necesario para cubrir las necesidades de sus clientes. Para externalizar estos servicios, el Centro utiliza tanto contratos marco como contratos específicos, dependiendo del tipo de servicio, la combinación lingüística y el ámbito del trabajo requerido por el cliente.
Se suscriben contratos marco con los proveedores de servicios seleccionados tras las licitaciones organizadas por el Centro. Estos contratos tienen una validez de un año, y pueden renovarse mediante acuerdo tácito durante períodos ulteriores de igualmente un año, sin que la duración total pueda sobrepasar en cualquier caso los cuatro años. Se entra en contacto con los contratistas a través de asignaciones de grupo cuando los clientes encargan trabajo. El pedido se envía a todos los contratistas y el trabajo lo recibe el que figura en la parte superior de la lista de todos aquellos que responden positivamente dentro de un plazo determinado. Se suscriben contratos específicos entre el Centro y un proveedor externo de servicios lingüísticos para prestar un servicio lingüístico determinado o en un ámbito concreto no cubierto por el contrato marco, o si ninguno de los contratistas que figuran en una lista de referencia correspondiente es capaz de efectuar el trabajo en cuestión.
El modelo moderno y proactivo de externalización aplicado en el Centro se basa en tres elementos principales: los proveedores expertos externos de servicios lingüísticos especializados, un sistema dinámico de evaluación (reclasificación) (que el Centro introdujo por primera vez en la UE ) que garantiza el recurso a los mejores de tales proveedores; y en la facilitación a estos de los recursos lingüísticos que les ayuden en su labor.
Todos los trabajos que se realizan externamente y entregados al Centro por los proveedores externos de servicios lingüísticos han de poseer una calidad lo suficientemente elevada para poder ser utilizados, tal cual, sin necesidad de revisión ulterior por el Centro. No obstante, en tanto que elemento clave de la evaluación de la garantía de la calidad de estos proveedores de servicios, todos los trabajos se someten sistemáticamente a revisión por parte de lingüistas internos utilizando una ficha de evaluación, con el fin de garantizar que sean adecuados para el fin que se persigue. La ficha contiene no solo una valoración general de la calidad del trabajo sino también, en caso necesario, información detallada sobre los tipos de errores localizados. El Centro hace hincapié en la integridad y en la precisión, en la citación correcta de los documentos de referencia y el material publicado, en el cumplimiento de las instrucciones, y en la coherencia terminológica y estilística. El Centro externaliza servicios lingüísticos fundamentalmente en las 24 lenguas oficiales de la UE, pero también en otras lenguas no pertenecientes a la Unión, como el islandés, noruego, árabe, ruso, serbio, chino, japonés, hebreo, farsi, etc.
El Centro de Traducción por lo general desarrolla su labor con arreglo a contratos marco basados en un sistema de clasificación dinámica.
El Centro lleva a cabo controles de calidad de todos los trabajos suministrados por sus contratistas.
Cada uno de los encargos se somete a evaluación por parte de los revisores internos del Centro, que utilizan una ficha de evaluación estándar. Cuando se considera que la calidad de un trabajo externalizado alcanza un nivel excepcionalmente elevado (+1), o es inaceptablemente escasa (-1), el trabajo en cuestión se remite al Comité de Evaluación del Centro, integrado por miembros independientes de diferentes departamentos. Si el Comité confirma la evaluación inicial, se añade un determinado número de puntos (definido en el contrato marco), o se deducen dichos puntos de los inicialmente concedidos al contratista, que podrá ascender o descender en la clasificación en consecuencia. Cuando se estime que la calidad de un trabajo externalizado es aceptable (marcado como 0), es decir, que el trabajo proporcionado alcanza el nivel que cabe razonablemente esperar de un lingüista profesional, la clasificación del contratista permanece inalterada.
De esta manera se garantiza que el sistema de clasificación de los contratistas refleje la calidad real del servicio ofrecido durante todo el período de vigencia del contrato.
Los trabajos externalizados que se hubieran completado conforme a procedimientos negociados también se someten a controles de calidad de acuerdo con idéntico mecanismo, pero se excluyen de este sistema de clasificación dinámica únicamente aplicable a los contratos marco que el Centro ha suscrito con sus contratistas.
Dicho sistema de clasificación dinámica constituye uno de los puntos fuertes del modelo de garantía de la calidad del Centro. Potencia enormemente la capacidad de reacción del Centro, y le ayuda a garantizar el mantenimiento de una calidad elevada en el tiempo.