Die Abteilung Verwaltung leistet administrative und technische Unterstützung in den Bereichen Humanressourcen, Haushalt und strategische Planung, Rechtsangelegenheiten, Ausschreibungen sowie Rechnungsführung, Infrastruktur und Sicherheit.

Rechnungsführer

Der Rechnungsführer wird vom Verwaltungsrat ernannt und ist in seiner Amtsführung unabhängig. Der Rechnungsführer und sein Team zeichnen für die Verwaltung von Einnahmen, Ausgaben und Konten im Einklang mit den geltenden Vorschriften und Verordnungen verantwortlich. Der Rechnungsführer ist für die Vermögensverwaltung und für die Rechnungsstellung im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des Zentrums zuständig. Bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben arbeitet der Rechnungsführer eng mit der Europäischen Kommission und dem Europäischen Rechnungshof sowie externen Prüfern zusammen.

Sektion Haushalt und Strategische Planung

Die Sektion Haushalt und Strategische Planung gewährleistet die ordnungsgemäße Finanzverwaltung des Zentrums und die Einhaltung der geltenden Vorschriften und Verordnungen. Sie koordiniert die Erstellung des Haushaltsplans des Zentrums und die Begleitung von dessen Ausführung, außerdem unterhält sie enge Kontakte mit den Kunden des Zentrums, um deren Vorausschätzungen ihrer Haushaltspläne in den Einnahmenhaushalt des Zentrums einbeziehen zu können.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Ex-ante- und Ex-post-Überprüfung der Finanztransaktionen.

Die Sektion koordiniert die Ausarbeitung und Umsetzung der mehrjährigen Strategie und der mehrjährigen Arbeitsprogramme des Zentrums. Auch an der Erstellung des jährlichen Tätigkeitsberichts ist sie beteiligt. Und sie koordiniert und überwacht die Durchführung von Risikomanagement und interner Kontrolle.

Sektion Rechtsangelegenheiten

Die Sektion Rechtsangelegenheiten bearbeitet sämtliche Rechtsfragen, mit denen das Übersetzungszentrum bei seiner Tätigkeit konfrontiert ist. Sie vertritt das Zentrum bei allen Rechtsstreitigkeiten.

Die Sektion ist für die Ausarbeitung und Verwaltung der Vereinbarungen zwischen dem Zentrum und seinen Kunden verantwortlich. Außerdem ist sie mit sämtlichen Vertragsangelegenheiten zwischen dem Zentrum und seinen Lieferanten und Dienstleistern befasst und berät das Management des Zentrums in Rechtsfragen.

Für Übersetzungsaufgaben in einem breiten Themenspektrum erstellt das Zentrum Listen externer Sprachdienstleister, die auf die Tätigkeitsgebiete der Kunden des Zentrums spezialisiert sind; diese Listen werden laufend aktualisiert. Hierzu werden öffentliche Ausschreibungen durchgeführt, für deren Organisation die Sektion zuständig ist.

Gruppe Infrastruktur und Sicherheit

Die Gruppe Infrastruktur und Sicherheit sorgt dafür, dass die Mitarbeiter des Übersetzungszentrums sowie Daten, Gebäude und Ausrüstung angemessen gegen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind und dass Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen umgesetzt werden. Die Gruppe ist zuständig für die Verwaltung von beweglichen Gegenständen und Immobilien und koordiniert im Falle schwerwiegender Unterbrechungen der betrieblichen Abläufe des Zentrums die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Ferner fördert die Gruppe umweltverträgliche Maßnahmen beim Zentrum und sensibilisiert die Mitarbeiter für die Vermeidung von Abfall.

Sektion Humanressourcen

Die Sektion Humanressourcen ist für die Entwicklung, Koordinierung und Umsetzung der Maßnahmen im Bereich Humanressourcen zuständig und unterstützt das Management des Zentrums durch Beratung und Leitlinien zur Personalverwaltung. Ihre Aufgaben erstrecken sich insbesondere auf die Auswahl, Einstellung und berufliche Entwicklung von Mitarbeitern und Praktikanten (Weiterbildungsmaßnahmen, Kompetenzmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen und Beförderungen). Daneben ist die Sektion verantwortlich für haushaltstechnische und finanzielle Angelegenheiten im Bereich Personalausgaben.