Velfungerende organisationer har generelt én enkeltstående enhed i sit driftsmidte som drivkraft. I Oversættelsescentret er dette afdelingen for oversættelsesspecifikke støttefunktioner.
Denne afdeling består af sektionen for workflowstyring, sektionen for avancerede sprogløsninger og den interinstitutionelle IATE-gruppe.
Sektionen for workflowstyring
Sektionen for workflowstyring er det eneste driftsmæssige kontaktpunkt for kunderne. Den er dermed ansvarlig for korrekt behandling af alle anmodninger om sprogtjenester, lige fra modtagelsen af anmodningen til leveringen af det færdige produkt. Den behandler også kundefeedback.
Medarbejderne i sektionen varetager følgende opgaver:
- modtagelse, analyse og validering af anmodninger, om nødvendigt ved forhandling med kunderne
- fordeling af arbejdsopgaver inden for oversættelse, revision, redigering og terminologi til interne oversættere og freelanceoversættere
- sikring af, at filer til oversættere er i redigerbar form, og at dokumenter til kunderne er formateret korrekt, inden de leveres
- brug af sprogteknologiske værktøjer til fuldstændig forbehandling af indkommende filer
- sikring af, at alle opgaver afleveres til ordregiveren til den aftalte frist og i den ønskede form
- udarbejdelse af den nødvendige information til fakturering af de ydede tjenester
- håndtering af kundefeedback via CVR-funktionen (Corrected Version Request).
Sektionen er desuden den forretningsmæssige ejer af kundeportalen.
Sektionen yder sproglig og teknisk støtte til oversættere under hele oversættelsesprocessen. Den tilbyder også undervisning inden for sine forskellige arbejdsområder (f.eks. i brug af teknologier).
Sektionen for avancerede sprogløsninger
Sektionen for avancerede sprogløsninger består af flere undergrupper:
- sprogteknologigruppen, der overvåger tendenser og nyskabelser i relation til forretningsområdet for sprogydelser, analyserer, hvordan centret bedst kan hjælpe sine kunder med at få opfyldt deres kommunikationsbehov, og udvikler og understøtter tjenester i relation til maskinoversættelse og automatisk talegenkendelse
- terminologistyringsgruppen, som tilvejebringer og vedligeholder specialiserede sprogressourcer og -værktøjer på terminologiområdet
- varemærke- og designgruppen, der styrer hele workflowet for oversættelse af EU-varemærker og design
- projektstyringskontoret (PMO), som koordinerer strategiske projekter på tværs af centrets forskellige afdelinger og sektioner og således sikrer, at effektive forretningsløsninger gennemføres på en vellykket og bæredygtig måde, så der kan ydes bedre tjenester til både kunder og interne medarbejdere.
Den interinstitutionelle IATE-gruppe
Centret er vært for den interinstitutionelle IATE-gruppe og EurTerm-koordinatoren (den interinstitutionelle samarbejdsplatform for terminologer) på vegne af IATE-projektpartnerne.