Oversættelsescentret samarbejder med eksterne leverandører af sprogtjenester med henblik på oversættelse, redigering, terminologi, undertekstning, transskription og andre sprogtjenester, som kræves for at dække kundernes behov. For at outsource disse tjenester benytter centret enten rammekontrakter eller særlige kontrakter, afhængigt af hvilken type tjeneste, sprogkombination og arbejdsområde kunden har behov for.
Rammekontrakter indgås med tjenesteleverandører, der har vundet udbud organiseret af centret. Disse kontrakter er gyldige i et år og kan fornys ved stiltiende aftale for yderligere perioder på ét år, der dog ikke må overstige en samlet varighed på fire år. Leverandørerne kontaktes via gruppetildeling, når kunderne bestiller arbejde. Bestillingen sendes til alle leverandører, og opgaven går til den, der er placeret højest på listen ud af alle dem, der takker ja inden for en bestemt frist. Der indgås særlige kontrakter mellem centret og eksterne leverandører af sprogtjenester om en specifik sprogtjeneste og et specifikt område, der ikke er omfattet af en rammekontrakt, eller hvis ingen leverandør på rammekontraktlisten er i stand til at udføre opgaven.
Den moderne, proaktive outsourcingmodel, der er indført i centret, bygger på tre elementer, nemlig eksterne leverandører af specialiserede sprogtjenester, et dynamisk vurderingssystem (ændring af rangordenen) (indført for første gang ved EU-institutionerne af centret), som sikrer, at de bedste leverandører af sprogtjenester benyttes, og tilvejebringelse af sproglige ressourcer til eksterne tjenesteleverandører med henblik på at bistå dem i deres arbejde.
Alt arbejde, der udføres eksternt og leveres til centret af eksterne leverandører af sprogtjenester, bør være af tilstrækkelig høj kvalitet til, at det kan anvendes i den foreliggende form uden behov for yderligere revision i centret. Som en vigtig del af centrets procedure for kvalitetssikring af disse tjenesteleverandører gennemgås alt arbejde dog systematisk af interne sprogfolk ved hjælp af et vurderingsskema for at sikre, at det er egnet til formålet. Skemaet indeholder ikke kun en samlet vurdering af kvaliteten af opgaven, men om nødvendigt, detaljeret information om de fejl, der er påvist. Centret fokuserer på fuldstændighed og nøjagtighed, korrekt citering af referencedokumenter og offentliggjort materiale, overholdelse af instrukser og terminologisk og stilistisk konsekvens. Centret outsourcer primært sprogtjenester på de 24 officielle EU-sprog, men også på andre ikke-EU-sprog som islandsk, norsk, arabisk, russisk, serbisk, kinesisk, japansk, hebræisk, farsi osv.
Oversættelsescentret opererer almindeligvis med rammekontrakter baseret på et dynamisk rangordningssystem.
Centret kvalitetskontrollerer alt arbejde, der leveres af dets leverandører.
Hver opgave vurderes af centrets interne revisorer ved hjælp af et standardiseret vurderingsskema. Når kvaliteten af en outsourcet opgave vurderes til at være af usædvanlig høj standard (med bedømmelsen +1) eller af uacceptabel lav standard (med bedømmelsen -1), videresendes den til centrets vurderingsudvalg, der består af uafhængige medlemmer fra forskellige afdelinger. Hvis udvalget bekræfter den oprindelige vurdering, tilføjes eller fratrækkes en række point (som fastlagt i rammekontrakten) i forhold til de point, leverandøren oprindeligt blev tildelt , og den pågældende kan dermed rykke op eller ned på ranglisten. Når kvaliteten af en outsourcet opgave bedømmes til at være af acceptabel kvalitet (med bedømmelsen 0), dvs. det leverede arbejde er på et niveau, der med rimelighed kan forventes af professionelle sprogfolk, forbliver leverandørens placering uændret.
Dette sikrer, at leverandørernes rangorden afspejler den faktiske kvalitet af deres tjenesteydelser i hele kontraktens løbetid.
Outsourcede opgaver, der er udført efter udbud med forhandling, kvalitetskontrolleres efter den samme fremgangsmåde, men er udelukket fra den dynamiske rangordning, der kun gælder for de rammekontrakter, som centret har indgået med sine leverandører.
Den dynamiske rangordning er en af styrkerne i centrets kvalitetssikringsmodel. Den gør centret meget reaktivt og bidrager til at sikre konsekvent god kvalitet over tid.