Odbor překladů je největším odborem překladatelského střediska, připadá na něj více než polovina všech zaměstnanců. Skládá se ze tří jazykových skupin a oddělení pro vnější vztahy a komunikaci.

Oddělení pro vnější vztahy a komunikaci

Oddělení pro vnější vztahy a komunikaci je v trvalém kontaktu se zákazníky střediska. Prostřednictvím pravidelných návštěv u zákazníků, pravidelných průzkumů a zpracovávání zpětné vazby od zákazníků zjišťuje jejich potřeby a hodnotí jejich spokojenost.

Ve spolupráci se zákazníky pořádá toto oddělení školení, pracovní semináře a prezentace pro překladatele střediska s cílem rozšířit jejich znalosti o vysoce specializovaných oblastech činnosti zákazníků a jejich postupech. Toto oddělení podobně organizuje také prezentace pro zákazníky, aby jim pomohlo lépe porozumět úloze a službám překladatelského střediska.

Oddělení odpovídá také za interní a externí komunikaci. Šíří informace prostřednictvím aktualit pravidelně zveřejňovaných na intranetu, webových stránkách a portálu pro zákazníky překladatelského střediska. Oddělení připravuje a koordinuje cílené publikace, jako jsou výroční zpráva o činnosti a zpráva Highlights of the year [Nejdůležitější události roku], a také řadu brožur a zpravodajů. Pořádá rovněž různé akce na podporu mnohojazyčnosti.

Překladatelé (jazykové skupiny)

Každá jazyková skupina se dále dělí na překladatelské týmy, jeden pro každý úřední jazyk EU. Velikost jednotlivých týmů je různá v závislosti na objemu překladů do jednotlivých cílových jazyků. Překladatelé mají různé vzdělání, většinou jazykového směru. Všichni překládají do svého mateřského jazyka.

Během celého profesního života ve středisku je překladatelům nabízena odborná příprava – jak v oblasti jazykového vzdělávání (rozšiřování stávajících jazykových dovedností a učení se novým jazykům), tak v oblasti činností specifických pro jednotlivé zákazníky.

Interní překladatelé překládají a revidují dokumenty, ale i ochranné známky. Překládají také titulky pro videa, sestavují glosáře a přispívají do interinstitucionální terminologické databáze IATE.

Jakožto lingvisté zaručují interní překladatelé jazykovou kvalitu dodávaných překladů. To platí jak pro texty překládané interně, tak texty, jejichž překlad je zajišťován prostřednictvím specializovaných externích poskytovatelů jazykových služeb.

Díky svému modelu činnosti, který je založen na externím zajišťování služeb a interní kontrole kvality, se středisko stalo referenčním místem pro všechny otázky týkající se revize překladů.

Odbor podpory překladu je ústředním prvkem činností překladatelského střediska a působí jako hybná síla, která zajišťuje, že služby střediska jsou poskytovány bez problémů a efektivně.

Tento odbor tvoří oddělení řízení překladatelské činnosti a oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti.

Oddělení řízení pracovních postupů

Oddělení řízení pracovních postupů je odpovědné za zpracování zakázek zákazníků podaných překladatelskému středisku, a to od zpracování příchozích zakázek po dodání hotových dokumentů. Překladatelské středisko pracuje zejména na základě rámcových smluv.

Pracovníci oddělení řízení pracovních postupů jsou odpovědní za:

• přijímání, analyzování a potvrzování zakázek, v případě potřeby prostřednictvím jednání se zákazníky,
• zadávání práce v oblasti překladu, revize, redakce a terminologie interním a externím překladatelům,
• zajišťování, aby soubory, se kterými musí překladatelé pracovat, byly editovatelné a aby dokumenty před odevzdáním zákazníkovi byly správně naformátovány,
• používání nástrojů jazykové technologie ke zpracování příchozích souborů,
• zajišťování, aby všechny práce byly odevzdávány zadavatelům v dohodnuté lhůtě a v požadovaném formátu,
• přípravu fakturačních údajů.

V průběhu celého procesu překladu poskytuje oddělení řízení pracovních postupů překladatelům jazykovou a technickou podporu. Kromě toho pořádá školení v různých specializovaných oblastech své činnosti (např. používání technologií).

Oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti

Oddělení pro rozvoj činnosti a podporu překladatelské činnosti tvoří několik skupin:

• Skupina pro rozvoj činnosti, jejímž cílem je sledovat trendy a inovace v odvětví jazykových služeb (nástroje, pracovní metody a nové služby) a analyzovat způsoby, jakými může středisko co nejlépe pomáhat zákazníkům s plněním jejich komunikačních potřeb.
• Skupina pro správu korpusu a terminologie, která poskytuje a udržuje specializované jazykové zdroje a nástroje v oblasti terminologie, referenčních dokumentů, překladových pamětí a strojového překladu.
• Skupina pro ochranné známky EU a průmyslové vzory Společenství, která řídí celý pracovní tok v oblasti překladu ochranných známek EU a průmyslových vzorů Společenství.
• Skupina pro podporu a rozvoj databáze IATE a portálu EurTerm (interinstitucionální platformy pro spolupráci terminologů), jejichž koordinaci a hostování překladatelské středisko zajišťuje.

Odbor správy poskytuje administrativní a technickou podporu v oblasti lidských zdrojů, rozpočtového a strategického plánování, právních záležitostí, výzev k podávání nabídek, účetnictví, infrastruktury a bezpečnosti.

Účetní

Účetní, kterého jmenuje správní rada, je při plnění svých povinností nezávislý. Účetní je spolu se svým týmem odpovědný za řízení příjmů, výdajů a účtů v souladu s platnými pravidly a předpisy. Účetní má na starosti správu pokladny a fakturaci související s činnostmi střediska. Při plnění těchto úkolů účetní těsně spolupracuje s Evropskou komisí, Evropským účetním dvorem a externími auditory.

Oddělení rozpočtového a strategického plánování

Oddělení rozpočtového a strategického plánování zajišťuje řádné finanční řízení střediska v souladu s platnými pravidly a předpisy. Koordinuje přípravu a sledování rozpočtu střediska a udržuje intenzivní kontakty se zákazníky, aby jejich rozpočtové prognózy mohlo zohledňovat na straně příjmů rozpočtu střediska.

Dalším důležitým úkolem je kontrola ex ante a ex post týkající se finančních transakcí.

Oddělení koordinuje přípravu a provádění víceleté strategie střediska a jeho víceletých pracovních programů. Pomáhá také s přípravou výroční zprávy o činnosti. Kromě toho koordinuje opatření na řízení rizik a vnitřní kontrolu a provádí jejich sledování.

Právní oddělení

Skupina pro infrastrukturu a bezpečnost

Skupina pro infrastrukturu a bezpečnost zajišťuje náležitou ochranu zaměstnanců, údajů, budov a vybavení střediska před veškerými hrozbami pro jejich bezpečnost, jakož i dodržování pravidel v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví. Skupina spravuje movitý i nemovitý majetek a je odpovědná za koordinaci zachování kontinuity činností v případě významného narušení provozu střediska. Kromě toho tato skupina podporuje ekologická opatření ve středisku a zvyšuje povědomí zaměstnanců o nakládání s odpady.

Personální oddělení

Personální oddělení vypracovává, koordinuje a provádí personální politiku a poskytuje vedoucím pracovníkům a zaměstnancům střediska poradenství a pokyny v personálních otázkách. Jeho role souvisí zejména s výběrem, náborem a kariérním rozvojem (odbornou přípravou, řízením dovedností, hodnocením a povyšováním) zaměstnanců a stážistů. Oddělení má na starosti také rozpočtové a finanční záležitosti týkající se výdajů na zaměstnance.

Pro každodenní činnost střediska jsou nezbytné nejmodernější počítačové aplikace a vybavení. Odbor informatiky se skládá ze tří oddělení: oddělení uživatelské podpory, oddělení infrastruktury IT a vývojového oddělení, a dále z kanceláře řízení projektů.

Kancelář řízení projektů

Kancelář řízení projektů koordinuje strategické projekty napříč různými odbory a odděleními střediska a zajišťuje tak úspěšné a udržitelné zavádění účinných provozních řešení. To vede ke zlepšování služeb pro zákazníky i zaměstnance.

Vývojové oddělení

Vývojové oddělení navrhuje, vytváří a udržuje IT aplikace a databáze potřebné pro provoz střediska.

Spravuje také neinterní IT řešení a služby získané od externích poskytovatelů, například od jiných institucí nebo soukromých společností, a podílí se na jejich zkoumání, integraci a zavádění do IT prostředí střediska.

Oddělení uživatelské podpory

Oddělení uživatelské podpory je jednotným kontaktním místem pro interní i externí uživatele, kterým pomáhá se všemi druhy problémů a žádostí o informace v různých oblastech IT, jako jsou hardware, software, telekomunikace a infrastruktura. Spravuje veškerá osobní hardwarová, softwarová a provozní řešení, aby zajistilo jednotnou a efektivní architekturu IT na každé pracovní stanici.

Oddělení infrastruktury IT

Oddělení infrastruktury IT dodává a udržuje centralizovanou infrastrukturu IT, která středisku umožňuje plnit jeho cíle, a prostřednictvím plánu kontinuity a obnovy zajišťuje odolnost této infrastruktury. Dohlíží na dostupnost a zabezpečení údajů týkajících se střediska, jakož i údajů poskytnutých zákazníky a partnery a spravuje datová centra a cloudové služby, které zajišťují paměťovou a procesorovou kapacitu nezbytnou pro provoz střediska. Veškerou svou činnost oddělení vykonává v těsné spolupráci s inspektorem ochrany údajů, bezpečnostním pracovníkem a úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni.