Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie

Odbor překladů je největším odborem překladatelského střediska; připadá na něj více než polovina všech zaměstnanců. Skládá se ze tří jazykových oddělení.

Každá jazyková skupina se dále dělí na překladatelské týmy, jeden pro každý úřední jazyk EU. Velikost jednotlivých týmů se liší v závislosti na objemu překladů do jednotlivých cílových jazyků. Překladatelé mají různé vzdělání, většinou jazykového zaměření, přičemž všichni překládají do svého mateřského jazyka.

Během celého profesního života v překladatelském středisku je překladatelům nabízena odborná příprava – jak v oblasti jazykového vzdělávání (rozvíjení stávajících jazykových dovedností a osvojování si nových jazyků), tak v oblasti činností specifických pro jednotlivé zákazníky.

Překladatelé překládají a revidují nejen dokumenty, ale i ochranné známky. Překládají rovněž titulky pro videa, sestavují glosáře a přispívají do interinstitucionální terminologické databáze IATE.

Jakožto lingvisté zaručují interní překladatelé jazykovou kvalitu dodávaných překladů. To platí jak pro texty překládané interně, tak texty, jejichž překlad je zajišťován prostřednictvím specializovaných externích poskytovatelů jazykových služeb.

Díky svému modelu činnosti, který je založen na externím zajišťování služeb a interní kontrole kvality, se překladatelské středisko stalo referenčním místem pro všechny aspekty revize překladů.

Pro hladce fungující organizace je typické, že základ jejich činnosti zajišťuje jedna organizační složka, která funguje jako hnací síla. V překladatelském středisku tuto roli zastává odbor podpory překladu.

Tento odbor tvoří oddělení řízení pracovních postupů, oddělení pokročilých jazykových řešení a interinstitucionální skupina IATE.

Oddělení řízení pracovních postupů

Oddělení řízení pracovních postupů je jediným provozním kontaktním místem pro zákazníky. Je tudíž odpovědné za řádné zpracování všech zakázek v oblasti jazykových služeb – od jejich přijetí až po dodání hotových dokumentů. Vyřizuje rovněž zpětnou vazbu od zákazníků.
Zaměstnanci oddělení plní tyto úkoly:

• přijímání, analyzování a potvrzování zakázek, v případě potřeby po projednání se zákazníky,
• zadávání práce v oblasti překladu, revize, redakce a terminologie interním a externím překladatelům,
• zajištění toho, aby soubory pro překladatele byly v editovatelné formě a aby dokumenty pro zákazníky byly před dodáním správně naformátovány,
• používání nástrojů jazykových technologií k úplnému předběžnému zpracování příchozích souborů,
• zajišťování, aby všechny zakázky byly dodány zadavatelům v dohodnuté lhůtě a v požadovaném formátu,
• shromažďování údajů potřebných k fakturaci poskytnutých služeb,
• vyřizování zpětné vazby od zákazníků prostřednictvím funkce „žádost o opravu předchozí verze“ (CVR, z angl. Corrected Version Request).

Oddělení má rovněž na starosti portál pro zákazníky.

V průběhu celého procesu překladu poskytuje oddělení překladatelům jazykovou a technickou podporu. Kromě toho pořádá školení v různých oblastech své činnosti (např. používání technologií).

Oddělení pokročilých jazykových řešení

Oddělení pokročilých jazykových řešení tvoří několik útvarů:

• skupina pro jazykové technologie, která sleduje trendy a inovace v odvětví jazykových služeb, analyzuje způsoby, jakými může překladatelské středisko co nejlépe pomáhat zákazníkům s plněním jejich komunikačních potřeb, a rozvíjí a podporuje služby strojového překladu a automatického rozpoznávání řeči,
• skupina pro správu terminologie, která poskytuje a udržuje specializované jazykové zdroje a nástroje v oblasti terminologie,
• skupina pro ochranné známky EU a průmyslové vzory Společenství, která řídí celý pracovní tok v oblasti překladu ochranných známek EU a průmyslových vzorů Společenství,
• kancelář řízení projektů, která koordinuje strategické projekty ve všech různých odborech a odděleních překladatelského střediska a zajišťuje tak úspěšné a udržitelné provádění efektivních řešení v rámci jeho činnosti.

Interinstitucionální skupina IATE

Interinstitucionální skupina IATE a koordinátorka portálu EurTerm (interinstitucionální platformy pro spolupráci terminologů) působí při překladatelském středisku jménem partnerů projektu IATE 

Odbor správy poskytuje administrativní a technickou podporu v oblasti lidských zdrojů, rozpočtového a strategického plánování, právních záležitostí, výzev k podávání nabídek, infrastruktury a ostrahy.

Skupina pro finanční záležitosti

Skupina pro finanční záležitosti zajišťuje řádné finanční řízení překladatelského střediska v souladu s veškerými platnými pravidly a předpisy. Koordinuje přípravu a sledování rozpočtu překladatelského střediska a udržuje intenzivní kontakty se zákazníky s cílem zohlednit jejich rozpočtové prognózy na straně rozpočtových příjmů střediska. Dalším důležitým úkolem je kontrola ex ante a ex post týkající se finančních transakcí.

Oddělení strategického plánování

Oddělení strategického plánování vypracovává a provádí víceletou strategii a víceleté pracovní programy překladatelského střediska a koordinuje přípravu výročních zpráv o jeho činnosti. Kromě toho rovněž koordinuje opatření na řízení rizik a vnitřní kontrolu a provádí jejich sledování.

Právní oddělení

Oddělení infrastruktury a ostrahy

Oddělení infrastruktury a ostrahy zajišťuje náležitou ochranu zaměstnanců, údajů, budov a vybavení překladatelského střediska před veškerými bezpečnostními riziky, jakož i dodržování pravidel v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví. Skupina spravuje movitý i nemovitý majetek střediska a je odpovědná za koordinaci zachování kontinuity činností v mimořádných případech významného narušení provozu překladatelského střediska. Kromě toho tato skupina v překladatelském středisku podporuje ekologická opatření a zvyšuje povědomí zaměstnanců o nakládání s odpady.

Personální oddělení

Personální oddělení vypracovává, koordinuje a provádí personální politiku a poskytuje vedoucím pracovníkům a zaměstnancům překladatelského střediska poradenství a pokyny v personálních otázkách. Jeho činnost spočívá zejména ve výběru, náboru a kariérním rozvoji (odborné přípravě, řízení dovedností, hodnocení a povyšování) zaměstnanců a stážistů. Oddělení má na starosti také rozpočtové a finanční záležitosti týkající se výdajů na zaměstnance.

Pro každodenní činnost střediska jsou nezbytné nejmodernější počítačové aplikace a vybavení. Odbor informatiky se skládá ze tří oddělení: oddělení uživatelské podpory, oddělení infrastruktury IT a vývojového oddělení, a dále.

Vývojové oddělení

Vývojové oddělení navrhuje, vytváří a udržuje IT aplikace a databáze potřebné pro provoz střediska.

Spravuje také neinterní IT řešení a služby získané od externích poskytovatelů, například od jiných institucí nebo soukromých společností, a podílí se na jejich zkoumání, integraci a zavádění do IT prostředí střediska.

Oddělení uživatelské podpory

Oddělení uživatelské podpory je jednotným kontaktním místem pro interní i externí uživatele, kterým pomáhá se všemi druhy problémů a žádostí o informace v různých oblastech IT, jako jsou hardware, software, telekomunikace a infrastruktura. Spravuje veškerá osobní hardwarová, softwarová a provozní řešení, aby zajistilo jednotnou a efektivní architekturu IT na každé pracovní stanici.

Oddělení infrastruktury IT

Oddělení infrastruktury IT dodává a udržuje centralizovanou infrastrukturu IT, která středisku umožňuje plnit jeho cíle, a prostřednictvím plánu kontinuity a obnovy zajišťuje odolnost této infrastruktury. Dohlíží na dostupnost a zabezpečení údajů týkajících se střediska, jakož i údajů poskytnutých zákazníky a partnery a spravuje datová centra a cloudové služby, které zajišťují paměťovou a procesorovou kapacitu nezbytnou pro provoz střediska. Veškerou svou činnost oddělení vykonává v těsné spolupráci s inspektorem ochrany údajů, bezpečnostním pracovníkem a úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni.