Překladatelské středisko spolupracuje s externími poskytovateli jazykových služeb v oblasti překladu, redakce, terminologie, titulkování, přepisu a dalších jazykových služeb podle potřeb svých klientů. Pro externí zajišťování těchto služeb středisko používá rámcové nebo jednorázové smlouvy, a to podle typu služby, jazykové kombinace a oboru, které zákazník vyžaduje.
Rámcové smlouvy se podepisují s poskytovateli služeb, kteří uspějí ve výzvách k podávání nabídek vyhlašovaných střediskem. Tyto smlouvy platí po dobu 1 roku a mohou být automaticky prodlužovány o další jednoletá období; celková doba platnosti však nesmí být delší než 4 roky. Když si klienti objednají práci, dodavatelé jsou kontaktováni prostřednictvím skupinového zadání. Objednávka je zaslána všem dodavatelům a ze skupiny těch, kteří v určité lhůtě odpovědí kladně, je příslušná zakázka přidělena tomu dodavateli, který se na seznamu nachází nejvýše. Jednorázové smlouvy s externími poskytovateli jazykových služeb středisko podepisuje pro konkrétní jazykové služby a obory, na které se nevztahuje rámcová smlouva, nebo v případě, že danou práci nemůže vyhotovit žádný dodavatel ze seznamu u rámcové smlouvy.
Moderní aktivní model externího zajišťování služeb využívaný střediskem je založen na třech hlavních složkách: odborných externích poskytovatelích jazykových služeb, systému dynamického hodnocení (přeřazování) (poprvé v rámci orgánů EU zavedeném střediskem), který zajišťuje využívání nejlepších poskytovatelů jazykových služeb, a sdílení jazykových zdrojů s externími poskytovateli služeb k usnadnění jejich práce.
Veškeré práce vyhotovené externě a dodané středisku externími poskytovateli jazykových služeb by měly mít dostatečně vysokou kvalitu, aby byly okamžitě použitelné bez dalších revizí ze strany střediska. Jakožto klíčová součást hodnocení těchto poskytovatelů, které středisko provádí v rámci zajišťování kvality, jsou však veškeré práce systematicky revidovány interními lingvisty, kteří pomocí hodnoticího listu zajišťují jejich vhodnost k danému účelu. Tento list zahrnuje nejen celkové hodnocení kvality práce, ale v případě potřeby také podrobné informace o typech zjištěných chyb. Středisko se zaměřuje na úplnost a přesnost, správné citování referenčních dokumentů a publikovaných materiálů, dodržení instrukcí a terminologickou a stylistickou jednotnost. Jazykové služby středisko externě zajišťuje především pro 24 úředních jazyků EU, ale i pro jiné jazyky, jako je islandština, norština, arabština, ruština, srbština, čínština, japonština, hebrejština, perština atd.
Překladatelské středisko obecně pracuje s rámcovými smlouvami na základě systému dynamického řazení.
Středisko provádí kontrolu kvality veškerých prací odevzdaných dodavateli.
Každou zakázku posuzují interní revizoři střediska, kteří používají standardní hodnoticí list. Jestliže je kvalita externě provedené zakázky vyhodnocena jako výjimečně vysoká (označená jako +1) nebo nepřijatelně nízká (označená jako -1), je zakázka postoupena hodnoticímu výboru střediska, který tvoří nezávislí členové z různých odborů. Pokud výbor počáteční posouzení potvrdí, je bodové hodnocení, které daný dodavatel původně získal, zvýšeno nebo sníženo o určitý počet bodů (stanovený v rámcové smlouvě) a jeho pořadí v seznamu dodavatelů se může příslušným způsobem posunout nahoru nebo dolů. V případě, že je kvalita externě provedené zakázky vyhodnocena jako přijatelná (označená jako 0), tj. odvedená práce má úroveň, kterou lze přiměřeně očekávat od profesionálního lingvisty, pořadí dodavatele se nezmění.
Tímto způsobem se zajišťuje, aby řazení dodavatelů po celou dobu platnosti smlouvy odpovídalo skutečné kvalitě nabízených služeb.
Stejnému postupu kontroly kvality podléhají i zakázky vypracované externě na základě jednacích řízení. Na ně se ale nevztahuje uvedený systém dynamického řazení, který se uplatňuje pouze u rámcových smluv, jež středisko podepsalo s dodavateli.
Systém dynamického řazení je jednou ze silných stránek modelu zajišťování kvality používaného střediskem. Středisko díky němu dokáže velmi pohotově reagovat a tento systém pomáhá zajišťovat trvale vysokou kvalitu v průběhu času.