В Центъра за преводи вярваме, че за постигане на устойчиво качество е необходимо планиране и организация на управленско ниво и поради това сме приели набор от мерки, които се изпълняват преди, по време и след процеса на превод.
Действията са групирани в четири стълба:
1. предпоставки за качество: предварителни действия, позволяващи създаването на подходящи условия за ефективен и ефикасен превод;
2. контрол и оценка на качеството: дейности по време и след приключване на преводаческия процес
3. връзка с възложителите: действия, ориентирани към нуждите и очакванията на възложителите;
4. показатели за качеството: действия за оценка на работата и подобряване на резултатите.
Предпоставки за качество
Най-същественото условие в тази област е взискателният подбор на щатни преводачи. Центърът назначава служителите си в съответствие с две общи изпълнителни разпоредби относно назначаването на срочно наети служители и договорно нает персонал.
Друг важен аспект е езиковото качество на изходните текстове, като за целта Центърът предлага на възложителите услуга за редакция. Във връзка с това Центърът е изготвил брошура, озаглавена „Writing for translation/Écrire pour être traduit“, която е част от информационния пакет, предоставян на всички нови възложители. В допълнение сме въвели съвременна система за управление на работния процес, eCdT, в която са включени най-новите версии на инструментите за компютърно подпомогнат превод.
Освен това Центърът внимателно определя критериите по тръжните процедури за подбор на външни доставчици на услуги, така че рамковите договори за превод да се възлагат на най-добрите външни изпълнители.
Контрол и оценка на качеството
Езиковите специалисти на Центъра проверяват и редактират систематично преводите на външните изпълнители. Освен че гарантира качеството на текстовете преди доставянето им на възложителите, този процес постепенно повишава качеството на работата на външните изпълнители през целия срок на действие на рамковите договори. Процедурата на прекласиране води до преместване нагоре или надолу в списъка на външните изпълнители според качеството на предоставените услуги. По този начин изпълнителните с най-добри оценки се придвижат към върха на списъка. За всеки превод на външен изпълнител се попълва формуляр за оценка, който съдържа не само обща оценка на качеството на превода, но и подробни данни за видовете допуснати грешки, когато е необходимо. Ако се налага, щатните редактори предоставят обратна информация на преводачите на свободна практика, а когато е уместно, им изпращат редактираните документи за допълнителна справка. През първата половина на 2018 г. Центърът интегрира резултатите от машинния превод в етапа на предварителна обработка като предложения, които биха могли да се използват по време на превода. Проверката на качеството на машинния превод се нарича компютърно подпомогнат превод с редакция.
В съответствие с принципа за „четирите очи“ и критериите, определени в Ръководството за осигуряване на качество на превода, всички вътрешни преводи се проверяват от колега от същата езикова група.
Успоредно с тези проверки преди доставката, през 2010 г. Центърът въведе последващи проверки на качеството на произволен принцип, чрез които вътрешните преводи се оценяват от външни специалисти.
Връзки с възложителите
За да посрещне най-често изразяваните нужди на възложителите, Центърът е установил единно звено за контакт, което отговаря на искания на възложителите или на преводачите, свързани с направените от тях заявки за превод. Секция „Управление на работния процес“ е единна точка за контакт по всички заявки от възложителите — от приемането до предаването им, включително последващи услуги.
Разполагаме с набор от инструменти за оценка и гаранция на качеството и на удовлетвореността на възложителите, а именно искането за коригирана версия (CVR). Това позволява на възложителите, които ползват създадения за тях портал, да поискат коригирана версия и да предоставят положителна или отрицателна оценка за всеки доставен документ, като по този начин се дава възможност на Центъра да се запознае с предпочитанията на възложителите и едновременно с това да обърне внимание на евентуално повтарящи се проблеми. Освен че се отговаря поотделно на всяка получена обратна информация, коментарите от възложителя се преглеждат на оперативно ниво, за да се прецени дали е необходимо да се предприемат по-широкомащабни мерки за качество с цел удовлетворяване на изискванията на възложителите.
Освен това Центърът провежда периодични проучвания сред възложителите, за да измери удовлетвореността им в дългосрочен план и да се установят възможности за подобряване на качеството на езиково ниво и на качеството на предоставяните услуги като цяло. Чрез тези проучвания се установява как възложителите възприемат силните и слабите страни на Центъра и се оценява дейността на Центъра като цяло: спазване на сроковете, качество, решаване на проблеми и разбиране на специфичните за всеки възложител нужди и работна среда.
Показатели за качество
Оценката на качеството на превода включва определянето и измерването на показатели за качество с цел постигане на подобрение. Следователно ефективността на подхода на Центъра за качество на преводите се постига чрез координирано и балансирано прилагане на всички тези компоненти. В процеса на осигуряване на качеството на превода Центърът се опира на няколко източника на данни (вътрешни отчети, CVR, проучвания, одити и посещения на възложители, последващи проверки на качеството и др.). Стремим се да определим текущото ниво на превод и услуги според установените цели за качеството и изискванията на възложителите, за да можем да постигнем подобрение.
Въведен е модел за управление на качеството, който ни позволява постоянно да подобряваме нивото на услугите и качеството на превода. Моделът за управление на качеството се основава на следната процедура:
а) определяне на основните дейности на Центъра,
б) определяне на основните процеси по управление, основна и помощна дейност, които са най-важни за прилагане на стратегията на Центъра,
в) описание на основните процедури според необходимото ниво на компетенция,
д) анализ на реалните и/или потенциалните рискове, и
e) непрекъснато подобряване на процедурите чрез анализ на изпълнението им и на тяхната ефективност.
Системата за контрол на управлението е основана на тримесечни прегледи на изпълнението (на ниво отдел) и оценки на ефикасността (на високо управленско ниво), последвано от брифинги надолу по веригата.
Въведени са основни показатели за изпълнението с цел измерване на дейността на Центъра във връзка с качеството на превода и нивото на услугите.